Dwa sposoby nagrywania dopasowane do pracy kancelarii
Dyktafon w aplikacji BK pozwala od razu przypisać nagranie do sprawy i szyfruje materiał już na telefonie.
VOXLEX nagrywa niezależnie od telefonu, dzięki czemu połączenie przychodzące nie przerywa rejestracji spotkania.
VOXLEX może rejestrować rozmowy telefoniczne niezależnie od tego, z jakiego aparatu prowadzona jest rozmowa.
Bezpieczny agent może automatycznie przejąć pliki, wykonać transkrypcję i przygotować je do dalszej pracy.
Długość nagrania może zostać wykorzystana do ewidencji czasu poświęconego na sprawę.
W pracy prawnika wiele najważniejszych informacji pojawia się podczas rozmowy: klient opisuje historię sprawy, zespół ustala strategię, padają nazwiska, daty, kwoty i zadania. Problem polega na tym, że rozmowa znika w chwili, w której się kończy.
Dlatego w BezpiecznaKancelaria.pl stworzyliśmy dwa uzupełniające się sposoby nagrywania: dyktafon w aplikacji BK oraz VOXLEX, prosty sprzętowy rejestrator przeznaczony do nieprzerwanego nagrywania.
Dyktafon w aplikacji Bezpiecznej Kancelarii
W aplikacji BK prawnik może od razu wskazać sprawę, z którą nagranie jest związane. Dzięki temu materiał nie powstaje jako anonimowy plik wymagający późniejszego ręcznego porządkowania.
Nagranie w aplikacji BK jest szyfrowane już na telefonie, a dalej do systemu przesyłany jest zaszyfrowany materiał.
Dlaczego VOXLEX jest potrzebny
Telefon pozostaje urządzeniem komunikacyjnym. Połączenie przychodzące może zakłócić lub przerwać nagrywanie prowadzone przez aplikację. VOXLEX działa niezależnie od telefonu i wykonuje jedno zadanie: nagrywa w sposób ciągły.
Podczas długich spotkań, narad czy innych sytuacji, w których utrata nawet kilku minut rozmowy byłaby problemem, osobny rejestrator może być lepszym wyborem.
VOXLEX może nagrywać również rozmowy telefoniczne
VOXLEX może rejestrować rozmowę telefoniczną niezależnie od tego, z jakiego aparatu korzystasz. Nie jest związany z systemem operacyjnym telefonu ani z aplikacją do nagrywania rozmów.
- smartfon
- telefon stacjonarny
- telefon służbowy
- inne urządzenie wykorzystywane do komunikacji
Jeżeli rozmowa jest słyszalna w pomieszczeniu, VOXLEX jako niezależny rejestrator może ją nagrywać. Po zakończeniu materiał może zostać przesłany do BK, przetranskrybowany, powiązany ze sprawą i wykorzystany w dalszej pracy.
VOXLEX ma inny profil bezpieczeństwa
Plik zapisany na samym VOXLEX-ie nie jest szyfrowany w taki sposób, jak nagranie tworzone w aplikacji BK. Do momentu przekazania go do zabezpieczonego środowiska kancelarii urządzenie należy więc traktować jak nośnik zawierający poufne dane.
Natychmiastowe szyfrowanie nagrania oraz możliwość przypisania materiału do sprawy już podczas tworzenia nagrania.
Niezależność od telefonu, ciągłość długiego nagrania oraz możliwość rejestrowania rozmów prowadzonych na różnych aparatach.
Bezpieczny agent zajmuje się nagraniami
Po dostarczeniu nagrania do Bezpiecznej Kancelarii użytkownik nie powinien ręcznie kopiować, nazywać i przetwarzać każdego pliku. Bezpieczny agent może wykryć nowe nagrania, ustalić ich liczbę, pobrać je i przekazać do dalszego procesu.
Nagrywaj. Resztą zajmie się system.
Automatyczna transkrypcja i rozróżnianie mówców
Po przesłaniu materiału może zostać przygotowana transkrypcja. System może również rozróżniać poszczególnych mówców, dzięki czemu późniejsze wyszukiwanie nie ogranicza się do tego, co zostało powiedziane, ale może uwzględniać także kto to powiedział.
- szybkie czytanie przebiegu spotkania
- wyszukiwanie konkretnych informacji
- streszczanie rozmowy
- odnajdywanie ustaleń i zadań
- powiązanie wypowiedzi z konkretnymi mówcami
W przyszłości prawnik może dzięki temu zadawać systemowi pytania w rodzaju: kiedy ostatnio rozmawiałem z Kowalskim? albo z kim ostatnio rozmawialiśmy o wysypisku śmieci?
Od nagrania do pamięci kancelarii
Zwykły dyktafon tworzy plik. Bezpieczna Kancelaria może zamienić ten plik w uporządkowaną wiedzę: nagranie, transfer, transkrypcję, rozpoznanie mówców, streszczenie, przypisanie do sprawy i materiał dostępny do późniejszego wyszukiwania.
AI może przygotować streszczenie rozmowy
Pełna transkrypcja godzinnego spotkania może być długa. AI może przygotować krótkie streszczenie, najważniejsze fakty, ustalenia, zadania, terminy i pytania wymagające wyjaśnienia. Oryginalne audio i transkrypcja pozostają źródłem, do którego można wrócić.
Nagranie może pomóc rozliczyć czas pracy
Jeżeli spotkanie trwało 67 minut, system zna długość materiału. W Bezpiecznej Kancelarii długość nagrania może zostać wykorzystana do dopisania czasu poświęconego na daną sprawę.
Prawnik nie powinien pracować za darmo tylko dlatego, że zapomniał uruchomić osobny stoper.
Dwa narzędzia, jeden system
VOXLEX i dyktafon w aplikacji BK nie konkurują ze sobą. Aplikacja jest najlepsza wtedy, gdy priorytetem jest natychmiastowe szyfrowanie i przypisanie do sprawy. VOXLEX sprawdza się lepiej wtedy, gdy najważniejsza jest ciągłość nagrania, niezależność od telefonu oraz możliwość rejestrowania rozmów telefonicznych na różnych aparatach.
W obu przypadkach prawdziwa wartość zaczyna się wtedy, gdy dźwięk trafia do Bezpiecznej Kancelarii i staje się częścią sprawy, historii rozmów i pamięci organizacyjnej kancelarii.