Asystent AI dla kancelarii. Co przeoczyliśmy w aktach sprawy?

Przed rozprawą wracasz do akt. Dokumenty są zebrane, stanowisko przygotowane, a jednak pozostaje pytanie: „Czy czegoś nie przeoczyliśmy?”. Pamiętasz zdanie z rozmowy z klientem. Ktoś z zespołu zwracał uwagę na datę w zeznaniach świadka. W opinii biegłego było założenie, które warto jeszcze sprawdzić.

Takie sytuacje zdarzają się zarówno w kancelarii jednoosobowej, jak i w zespole dziesięciu prawników. Wiedza o sprawie powstaje przez wiele miesięcy, w różnych dokumentach i rozmowach. Przed kolejną czynnością trzeba połączyć te informacje.

Asystent AI dla kancelarii pomaga zestawiać materiał, odnajdywać rozbieżności i wracać do wcześniejszych ustaleń. W Bezpiecznej Kancelarii korzysta z dokumentów, zapisanych rozmów oraz informacji powiązanych ze sprawami, w zakresie dostępnym dla użytkownika.

Bezpieczna Kancelaria to program dla kancelarii prawnej, w którym prowadzenie spraw, współpraca z klientem i analiza akt z wykorzystaniem AI tworzą wspólny sposób pracy. Wykorzystujemy istniejące modele sztucznej inteligencji i łączymy je z narzędziami potrzebnymi prawnikom na co dzień.

Analiza akt sprawy: kiedy dwa dokumenty mówią coś innego

Jedna osoba dokładnie przeanalizowała opinię biegłego. Druga opracowała zeznania świadków. Każda dobrze zna swoją część materiału. Istotna rozbieżność może ujawnić się dopiero przy ich porównaniu.

Poniższe dialogi opierają się na przykładowych scenariuszach spraw i pokazują sposób wykorzystania asystenta.

Zeznania świadków a założenia biegłego

Prawnik: Sprawdź sprawę posadzki. Czy przeoczyliśmy coś, co może pomóc naszemu klientowi?

Asystent: Zeznania dwóch świadków wskazują na ustawianie palet wózkiem już w piątek, choć zakaz obciążania posadzki obowiązywał do poniedziałku. Biegły przyjął późniejszą datę pierwszego obciążenia. To rozbieżność do wyjaśnienia, która może mieć znaczenie dla oceny przyczyn szkody.

Prawnik otrzymuje konkretny punkt do sprawdzenia w zeznaniach i opinii. Może na tej podstawie przygotować dalsze pytania oraz ocenić znaczenie daty dla prowadzonej sprawy.

Kwota żądania a sposób jej wyliczenia

Prawnik: Przeciwnik żąda 252 tys. zł utraconej marży. Czy dokumenty to potwierdzają?

Asystent: Nie potwierdzają, że cała kwota wynika z błędu systemu. W raporcie znalazły się także pozycje z blokadą kredytową i rezygnacją klienta, a biegły nie sprawdzał każdej historii osobno. Wysokość żądania wymaga dalszej weryfikacji. Na tej podstawie nie można jeszcze ustalić konkretnej kwoty do odjęcia.

W tym przypadku analiza wymaga zestawienia żądania z przyczynami poszczególnych zdarzeń i zakresem opinii. Asystent pomaga wskazać, gdzie potrzebne są dalsze ustalenia. Warto szukać również okoliczności osłabiających własne stanowisko, aby odpowiednio wcześnie się do nich przygotować.

Obieg dokumentów w kancelarii prawnej buduje wspólną wiedzę

Skuteczna analiza zaczyna się od organizacji materiału. W Bezpiecznej Kancelarii dokumenty są przypisane do spraw, a sprawy do klientów. System uwzględnia uczestników postępowania, ich role oraz osoby prowadzące sprawę.

CRM dla kancelarii prawnej porządkuje informacje o klientach i kontaktach oraz ich powiązania ze sprawami. Kowalski może być klientem w jednym postępowaniu i świadkiem w innym. Powiązanie osoby z jej rolą ułatwia ustalenie, czego dotyczą znalezione informacje. Samo podobieństwo nazwisk pozostaje wskazówką wymagającą sprawdzenia.

Wbudowany edytor dokumentów Word pozwala przygotować pismo, udostępnić je uprawnionemu współpracownikowi i wspólnie opracowywać treść. Dokument zachowuje przypisanie do właściwej sprawy.

Tak zorganizowany obieg dokumentów w kancelarii prawnej ułatwia późniejsze korzystanie z ustaleń zespołu. Gotowe materiały można przygotować do analizy bez ponownego zbierania ich od wszystkich osób pracujących nad sprawą.

Bezpieczna wymiana plików w kancelarii i współpraca z klientem

Współpraca nad dokumentem może obejmować również klienta. Przez portal klienta kancelaria udostępnia mu materiał i uzgadnia jego treść. Po przygotowaniu do analizy gotowy dokument może służyć asystentowi jako źródło, podobnie jak pozostałe dokumenty sprawy.

Bezpieczna wymiana plików w kancelarii obejmuje zarówno przekazanie materiału właściwej osobie, jak i kontrolę jej dostępu. Portal pozwala prowadzić uzgodnienia w ramach sprawy, ograniczając rozsyłanie kolejnych wersji między skrzynkami pocztowymi i prywatnymi dyskami.

Do akt trafia także to, co padło w rozmowie

Ważne ustalenie może pojawić się mimochodem podczas spotkania. Klient wspomina, kiedy otrzymał klucze, kto uczestniczył w odbiorze albo dlaczego wstrzymał płatność. Po kilku miesiącach prawnik pamięta sens rozmowy, ale trudno mu odtworzyć szczegóły.

Bezpieczna Kancelaria przygotowuje różne rodzaje materiałów do wyszukiwania i analizy:

W aplikacji mobilnej prawnik może przypisać nagranie do klienta i sprawy. Zapis spotkania pozostaje dzięki temu związany z materiałem, którego dotyczył.

Pytanie „Co wtedy ustaliliśmy z klientem?” może prowadzić do odpowiedniego fragmentu transkrypcji. Jakość nagrania lub czytelność notatki wpływa na poprawność odczytu, dlatego istotne ustalenia warto porównać z materiałem źródłowym.

Jak wrócić do doświadczeń sprzed lat?

Wieloletnie doświadczenie kancelarii jest zapisane w pismach, protokołach, opiniach i orzeczeniach. Część tych dokumentów przygotowali prawnicy, którzy dziś prowadzą inne sprawy albo pracują już poza zespołem.

Poszukiwanie wcześniejszego rozwiązania często zaczyna się od niepełnego wspomnienia. Asystent pozwala przeszukiwać przygotowane archiwum bez konieczności pamiętania sygnatury lub nazwy pliku.

„Mieliśmy już podobny problem”

Prawnik: Mieliśmy kiedyś problem z brakiem pełnomocnictwa. Jak to uratowaliśmy?

Asystent: W sprawie spadkowej sąd dopuścił pełnomocnika tymczasowo i wyznaczył termin na uzupełnienie. Złożyliśmy dokument umocowania i zatwierdzenie czynności dwa dni przed terminem, a sąd potwierdził usunięcie braku. Wskazuję pismo i protokół z tej sprawy.

Prawnik może odtworzyć przebieg wcześniejszego postępowania i ocenić, czy tamto rozwiązanie jest przydatne w obecnej sytuacji.

„Pamiętam nazwisko, ale niedokładnie”

Prawnik: Był u nas deweloper Nowak albo Nowacki, chyba z Wrocławia. Znajdź go.

Asystent: Znalazłem oba nazwiska w dokumentach sprawy spadkowej. Przy obu zapisach pojawia się imię Roman i informacja o deweloperze z Wrocławia. To może być ta sama osoba, ale dokumenty tego nie potwierdzają. Wskazuję oba zapisy do porównania.

Odpowiedź pomaga wrócić do właściwego materiału, zachowując rozróżnienie między przypuszczeniem a potwierdzonym ustaleniem.

„Jak wyglądały wyniki naszych spraw?”

Prawnik: Ile kosztów zastępstwa przyznano naszym klientom w sprawach o zapłatę w 2025 roku?

Asystent: W dostępnych aktach znalazłem jedno takie zasądzenie w 2025 roku: 5 400 zł dla Arelvion Inwestycje. Uwzględniłem kwotę przyznaną naszym klientom. Pominąłem kwoty jedynie żądane, koszty należne przeciwnikowi oraz drugi skan tego samego wyroku.

Przy takim zestawieniu znaczenie mają role stron, data rozstrzygnięcia i charakter kwoty. Sformułowanie „w dostępnych aktach” określa zakres odpowiedzi. Przed podsumowaniem wyników całej kancelarii trzeba sprawdzić kompletność materiału.

Co dzieje się między pytaniem a odpowiedzią?

Po otrzymaniu pytania system wyszukuje potrzebne informacje w przygotowanych materiałach. Może odnajdywać zarówno konkretne nazwiska i daty, jak i treści opisane innymi słowami. Następnie dobiera materiał, na podstawie którego model AI opracowuje odpowiedź.

W sprawie posadzki potrzebne są jednocześnie zeznania świadków i założenia opinii biegłego. Jakość analizy zależy więc również od tego, czy uda się odnaleźć i zestawić właściwe dokumenty.

Prawnik powinien móc sprawdzić źródła uwag asystenta i zakres przeanalizowanego materiału. Brak wyniku wyszukiwania nie dowodzi, że dane zdarzenie nigdy nie miało miejsca. Informacja mogła pozostać w nieprzekazanym dokumencie lub nieczytelnym skanie. Odpowiedź AI stanowi pomoc w ocenie sprawy, a jej znaczenie prawne ocenia prowadzący ją prawnik.

Gdy sprawę przejmuje inny prawnik

Urlop, choroba lub zmiana osoby prowadzącej wymagają przekazania wiedzy o sprawie. Nowy prawnik potrzebuje poznać dotychczasowy przebieg postępowania, ustalenia z klientem i najbliższe czynności.

Dokumenty, zapisane rozmowy, uczestnicy i terminy tworzą historię, którą asystent pomaga odtworzyć. Można zapytać o kolejność wydarzeń, odnaleźć wcześniejsze ustalenie lub wrócić do dokumentu, na którym oparto stanowisko kancelarii.

Rozmowa z poprzednim prowadzącym może wtedy skupić się na kwestiach wymagających wyjaśnienia. Podstawowy materiał pozostaje dostępny także wtedy, gdy ta osoba jest nieobecna.

Kalendarium prawnika: od analizy do kolejnych czynności

Znalezienie rozbieżności w opinii może oznaczać potrzebę spotkania z klientem, przygotowania pisma i zaplanowania dalszej pracy. Program do obsługi kancelarii prawnej powinien ułatwiać przejście od ustalenia problemu do wykonania tych czynności.

Asystent w Bezpiecznej Kancelarii obsługuje również polecenia organizacyjne. Można poprosić: „Pokaż, co mam dziś do zrobienia”, „Dodaj spotkanie do kalendarza” albo „Uruchom pomiar czasu dla tej sprawy”. Obsługuje także polecenia dotyczące faktur.

Kalendarz prawnika, ewidencja czasu i rozliczenia korzystają z informacji przypisanych do klienta i sprawy. Prawnik może zaplanować spotkanie, zarejestrować czas pracy i przejść do rozliczenia w jednym systemie.

Mam już asystenta AI. Co daje mi Bezpieczna Kancelaria?

Możesz już korzystać z ChatGPT, Claude, Kimi lub innego asystenta AI. Być może masz również uporządkowane archiwum na Google Drive albo Dropboxie. W takiej sytuacji naturalne jest pytanie, co dodatkowo wnosi system przeznaczony dla kancelarii.

Bezpieczna Kancelaria łączy istniejące modele AI z miejscem, w którym powstają dokumenty, zapisy rozmów i ustalenia zespołu. Nasza praca polega na połączeniu tych możliwości z prowadzeniem spraw, współpracą z klientami i zasadami dostępu do materiałów.

Podobny sposób pracy można budować, łącząc ogólnego asystenta, dysk internetowy, CRM dla kancelarii i kalendarz. Wymaga to zaprojektowania oraz utrzymywania przepływu informacji między narzędziami. Zakres integracji, dostępnych działań i kontroli uprawnień zależy od wybranych usług i ich konfiguracji.

Bezpieczna Kancelaria działa jako aplikacja w chmurze dla kancelarii, która łączy te obszary w jednym środowisku. Dokument pozostaje związany ze sprawą, rozmowa z klientem, a czas pracy z rozliczeniem. Asystent korzysta z materiału przygotowanego w ramach tego sposobu pracy.

Kto ma dostęp do wiedzy kancelarii?

Poszukiwanie informacji w wielu sprawach odbywa się w granicach uprawnień użytkownika. Pytanie dotyczące całej kancelarii wymaga dostępu do odpowiednich materiałów. Samo zadanie pytania nie rozszerza tych uprawnień.

W architekturze Bezpiecznej Kancelarii przechowywane oryginały dokumentów są zaszyfrowane, a operator systemu nie posiada stałego klucza umożliwiającego ich odczyt. Dostęp do ich treści jest związany z uprawnioną sesją użytkownika lub pozwoleniem udzielonym na określone zadanie i czas.

Przetwarzanie treści podczas analizy oraz przechowywanie zaszyfrowanych oryginałów to dwa odrębne etapy. Zasady dostępu są częścią organizacji pracy ze sprawami i dokumentami.

Przed kolejnym krokiem wróć do najważniejszego pytania

Dokument opracowany przez jednego prawnika, rozmowa przeprowadzona przez drugiego i termin zapisany przez trzeciego należą do tej samej historii. Połączenie tych informacji pomaga wykorzystać pracę wykonaną przez cały zespół. W kancelarii jednoosobowej ułatwia powrót do własnych ustaleń sprzed miesięcy lub lat.

Przed rozprawą lub przygotowaniem kolejnego pisma możesz zapytać asystenta: