CRM dla kancelarii prawnej – jak wybrać program, który naprawdę pomaga prowadzić kancelarię?

Wpisujesz w Google „CRM dla kancelarii prawnej”, „program dla kancelarii”, „najlepszy system dla prawnika” albo „jaki program do prowadzenia kancelarii wybrać”. Na pierwszy rzut oka odpowiedź wydaje się prosta: potrzebujesz programu, który ma klientów, sprawy, dokumenty, kalendarz, zadania i faktury.

Problem polega na tym, że sama lista funkcji mówi bardzo niewiele o tym, jak będzie wyglądała codzienna praca. Kalendarz można mieć w Google. Dokumenty można przechowywać na dysku. Czas pracy może mierzyć osobna aplikacja. Spotkanie można nagrać dyktafonem. Nagranie można przesłać do narzędzia wykonującego transkrypcję. Faktury może wystawiać program księgowy. Z AI można rozmawiać w kolejnym oknie przeglądarki.

Technicznie wszystko jest dostępne. A mimo to prawnik może każdego dnia tracić czas na przenoszenie informacji pomiędzy systemami, szukanie właściwych dokumentów, przepisywanie terminów i przypominanie sobie, czego dotyczy plik, nagranie albo wpis w kalendarzu.

Czy kancelaria prawna w ogóle potrzebuje CRM?

Klasyczny CRM powstał przede wszystkim do zarządzania relacjami z klientami i sprzedażą. Pozwala przechowywać kontakty, rejestrować rozmowy, śledzić potencjalnych klientów, planować kolejne działania i kontrolować proces sprzedażowy. To może być przydatne również w kancelarii.

Ale kancelaria prawna ma jeszcze jeden, znacznie ważniejszy proces: prowadzi sprawy. Sprawa ma klienta, dokumenty, historię, terminy, osoby odpowiedzialne, wykonane czynności, czas pracy, koszty, spotkania, korespondencję i rozliczenia.

• czego dotyczy sprawa
• jakie dokumenty do niej należą
• co wydarzyło się wcześniej
• jaki jest najbliższy termin
• kto jest odpowiedzialny za kolejną czynność
• ile czasu poświęcono na pracę
• jakie rozmowy odbyły się z klientem
• co trzeba zrobić dalej
• co zostało już rozliczone

Dlatego lepiej myśleć nie o „CRM-ie dla prawników”, lecz o środowisku do prowadzenia kancelarii, które zawiera także funkcje CRM.

Jaki jest najlepszy CRM dla kancelarii prawnej?

Nie istnieje jeden program najlepszy dla każdej kancelarii. Inaczej pracuje jednoosobowa kancelaria, inaczej kilkuosobowy zespół procesowy, a jeszcze inaczej kancelaria obsługująca setki powtarzalnych spraw.

• przepisywanie terminów do osobnego kalendarza
• przenoszenie nagrań z telefonu
• kopiowanie transkrypcji
• prowadzenie czasu pracy w arkuszu
• osobne przygotowywanie rozliczeń
• szukanie dokumentów na dysku
• przeklejanie informacji do AI
• sprawdzanie Portalu Informacyjnego poza systemem

Jeżeli po wdrożeniu programu nadal trzeba wykonywać te czynności ręcznie, warto zadać pytanie, czy rzeczywiście wdrożono system do prowadzenia kancelarii, czy tylko kolejne narzędzie.

1. Nie pytaj tylko, czy program ma sprawy. Zapytaj, co system wie o sprawie

„Obsługa spraw” znajduje się na liście funkcji prawie każdego programu przeznaczonego dla prawników. Ale samo utworzenie rekordu o nazwie „Kowalski przeciwko ABC Sp. z o.o.” jeszcze niewiele zmienia.

Dobra karta sprawy powinna być centrum informacji. Powinny być z nią związane klient, strony i uczestnicy, dokumenty, terminy, zadania, notatki, historia działań, osoby pracujące nad sprawą, zarejestrowany czas pracy, spotkania, rozmowy i rozliczenia.

2. Nie pytaj tylko, czy system ma kalendarz. Zapytaj, w jaki sposób kalendarz rozumie kancelarię

Każdy prawnik może korzystać z Google Calendar, Outlooka albo kalendarza Apple. Są to bardzo dobre narzędzia do planowania czasu. W kancelarii wpis w kalendarzu często nie jest jednak zwykłym spotkaniem. Może być rozprawą, terminem procesowym, spotkaniem z klientem, terminem przygotowania pisma, czynnością dotyczącą konkretnej sprawy, spotkaniem całego zespołu albo rezerwacją sali konferencyjnej.

• czy wydarzenie można przypisać do sprawy
• czy można zaprosić jedną osobę lub cały zespół
• czy inni pracownicy mogą widzieć samą zajętość bez poznawania poufnego tytułu spotkania
• czy sekretariat może zaproponować zmianę, którą właściciel kalendarza zatwierdzi
• czy system obsługuje sale konferencyjne
• czy wydarzenia można synchronizować z Google i iCloud
• czy terminy z innych części systemu trafiają do kalendarza

W Bezpiecznej Kancelarii kalendarz nie jest osobnym terminarzem, ale częścią procesu prowadzenia sprawy. Więcej opisujemy w artykule „Kalendarz dla prawnika”.

3. Nie pytaj tylko, czy można przechowywać dokumenty. Zapytaj, kto może je odczytać

Przechowywanie dokumentów jest dziś łatwe. Można użyć dysku lokalnego, NAS-a, chmury, Dropboxa, Google Drive, OneDrive albo repozytorium wbudowanego w program kancelarii. W przypadku prawnika ważniejsze od pytania „czy mogę tutaj zapisać dokument?” jest pytanie „kto technicznie może go przeczytać?”.

Kancelaria przechowuje dane osobowe, umowy, dokumenty finansowe, strategie procesowe, korespondencję oraz informacje objęte tajemnicą zawodową. Kod SMS, 2FA i mocne hasło pomagają chronić konto użytkownika, ale nie odpowiadają automatycznie na pytanie, w jaki sposób przechowywana jest treść dokumentu.

• czy pliki są szyfrowane
• gdzie znajdują się informacje potrzebne do ich odszyfrowania
• czy administrator techniczny może odczytać dokument
• kto ma dostęp do kopii zapasowych
• jak system kontroluje uprawnienia
• co dzieje się z dokumentem, gdy korzysta z niego AI

W Bezpiecznej Kancelarii pliki są szyfrowane przy użyciu hasła użytkownika. Ochrona dokumentów ma wynikać z architektury systemu, a nie jedynie z deklaracji, że pracownik dostawcy nie będzie zaglądał do danych.

4. Nie pytaj tylko, czy system ma integrację z sądami. Zapytaj, co dzieje się z pobraną informacją

Integracja może oznaczać bardzo różne rzeczy. W najprostszym wariancie system wyświetli użytkownikowi informację pobraną z innego źródła. Znacznie większa wartość pojawia się wtedy, gdy informacja trafia od razu do właściwego miejsca.

• jakiej sprawy dotyczy nowa informacja
• kto powinien ją zobaczyć
• czy powoduje powstanie terminu
• czy powinna pojawić się w historii sprawy
• czy wymaga wykonania zadania

5. Nie pytaj tylko, czy program ma dyktafon. Zapytaj, co dzieje się po naciśnięciu STOP

Dyktafon rozwiązuje jeden problem: zapisuje dźwięk. W pracy prawnika najważniejsze jest jednak to, co dzieje się później. Po godzinnym spotkaniu zostaje plik audio, który trzeba nazwać, zapisać, przypisać do sprawy, ewentualnie poddać transkrypcji i później odnaleźć.

Jeżeli każda z tych czynności wymaga innego programu, technologia zaczyna tworzyć administrację zamiast ją usuwać. Dlatego w Bezpiecznej Kancelarii dyktafon jest częścią systemu. Nagranie może od początku zostać związane ze sprawą, następnie przekształcone w transkrypcję, a system może rozróżniać rozmówców.

Więcej na ten temat opisujemy w artykule „Cyfrowy dyktafon dla prawnika i transkrypcja AI”.

6. Nie pytaj tylko, czy program mierzy czas. Zapytaj, co później dzieje się z tym czasem

Aplikacja ze stoperem jest prosta. Klikasz START, pracujesz 43 minuty i klikasz STOP. W kancelarii sam wynik 00:43:17 nie ma większej wartości, jeżeli nie wiadomo, kto wykonał pracę, czego dotyczyła, dla jakiego klienta była wykonywana, z jaką sprawą była związana, czy czas podlega rozliczeniu, według jakiej stawki i czy został już zafakturowany.

Dlatego timer w programie dla kancelarii powinien być częścią systemu rozliczeń. Prawnik pracuje nad konkretną sprawą, uruchamia timer, kończy pracę, a system zachowuje jej kontekst. Później zarejestrowany czas może zostać wykorzystany przy rozliczeniu klienta.

7. Nie pytaj tylko, czy system wystawia faktury. Zapytaj, czy kończy proces rozliczenia

Faktura jest często ostatnim etapem znacznie dłuższego procesu. Najpierw prawnik wykonuje pracę, następnie rejestruje czas, czas zostaje przypisany do sprawy, sprawa jest rozliczana według określonych zasad, a dopiero później powstaje faktura.

Jeżeli każdy z tych etapów odbywa się w osobnym programie, ktoś musi być łącznikiem pomiędzy nimi. Najczęściej jest nim człowiek, który przepisuje dane, eksportuje pliki, wysyła zestawienia i sprawdza, czy informacje się zgadzają.

Bezpieczna Kancelaria posiada moduł fakturowania z integracją z KSeF. Nie chodzi przy tym o dodanie kolejnej pozycji do listy funkcji, lecz o możliwość domknięcia procesu rozpoczętego w chwili, gdy prawnik zaczął pracę nad sprawą.

8. Nie pytaj tylko, czy system ma AI. Zapytaj, z czym to AI jest zintegrowane

„AI” stało się jedną z najczęściej dodawanych funkcji do nowych aplikacji. Ale samo logo AI niewiele mówi. Jeżeli użytkownik przed każdym pytaniem musi sam znaleźć dokumenty, pobrać je na komputer, przesłać do osobnego chatbota i opisać mu kontekst sprawy, to AI nadal pozostaje narzędziem zewnętrznym.

• czy AI zna kontekst prowadzonej sprawy
• czy może znaleźć właściwy dokument
• czy może korzystać z informacji znajdujących się w systemie
• czy może przygotować podsumowanie sprawy
• czy rozumie transkrypcję spotkania
• czy może pomóc zaplanować wydarzenie
• czy potrafi wykonać dozwoloną czynność w systemie
• czy respektuje uprawnienia użytkownika

W Bezpiecznej Kancelarii agent AI jest częścią środowiska pracy. System może przygotować dla niego informacje potrzebne do wykonania konkretnego zadania i pozwolić mu korzystać z funkcji udostępnionych przez aplikację.

Agent nie powinien otrzymywać nieograniczonego dostępu do całej kancelarii tylko dlatego, że jest agentem AI. System powinien kontrolować zakres informacji i funkcji, które są mu udostępniane.

9. Nie pytaj tylko, ile ekranów ma program. Zapytaj, czy pomaga zachować kontekst pracy

Typowa aplikacja internetowa działa ekran po ekranie. Przy prostej czynności nie jest to problem. Przy analizie skomplikowanej sprawy prawnik często potrzebuje mieć jednocześnie przed sobą kartę sprawy, dokument, korespondencję, notatkę, dane klienta i kalendarz.

Dlatego Bezpieczna Kancelaria została zaprojektowana jako środowisko wielookienkowe. Bardziej przypomina cyfrowe biurko niż kolejne podstrony serwisu internetowego. System może również zapamiętać układ pracy użytkownika, aby po ponownym zalogowaniu – także na innym urządzeniu – można było wrócić do wcześniej otwartych elementów.

To funkcja, której łatwo nie zauważyć podczas porównywania tabel z funkcjonalnościami. A właśnie takie mechanizmy często decydują o tym, czy po kilku miesiącach użytkownik rzeczywiście chce pracować w systemie.

10. Jeden system czy kilka wyspecjalizowanych aplikacji?

Nie zawsze jeden system jest lepszy. Specjalistyczne narzędzie może wykonywać konkretną czynność znacznie lepiej niż rozbudowana platforma. Problem pojawia się wtedy, gdy kancelaria musi sama zbudować z wielu aplikacji własny system.

• CRM
• kalendarz
• dysk
• timer
• faktury
• KSeF
• dyktafon
• transkrypcja
• AI
• zadania
• dane z sądów

Każde narzędzie może działać świetnie, ale pomiędzy nimi znajdują się miejsca, w których informacje trzeba przenieść. To właśnie tam pojawia się niewidoczny koszt: czas pracowników, kopiowanie danych, szukanie informacji, logowanie do kolejnych systemów, pilnowanie integracji, rozbieżności i ryzyko zapisania informacji w niewłaściwym miejscu.

11. Jaki CRM dla jednoosobowej kancelarii prawnej?

Jednoosobowa kancelaria może odnieść z integracji nawet większą korzyść niż duży zespół. W większej organizacji część administracji może przejąć sekretariat, księgowość albo asystenci. Prawnik prowadzący kancelarię samodzielnie bardzo często jest jednocześnie prawnikiem, osobą umawiającą spotkania, osobą pilnującą terminów, administratorem dokumentów, osobą rejestrującą czas i osobą przygotowującą rozliczenia.

12. Program dla kancelarii w chmurze czy instalowany lokalnie?

Nie warto sprowadzać tego pytania do prostego „chmura jest bezpieczna” albo „lokalny serwer jest bezpieczniejszy”. Oba rozwiązania mogą być zaprojektowane dobrze albo źle.

• jak przechowywane są dane
• kto może mieć do nich dostęp
• jak wykonywane są kopie zapasowe
• jak działa uwierzytelnianie
• w jaki sposób chronione są pliki
• jak zarządzane są uprawnienia
• co stanie się po awarii urządzenia
• czy można bezpiecznie pracować z różnych miejsc

W przypadku systemu SaaS dodatkową korzyścią może być możliwość pracy na różnych urządzeniach bez utrzymywania własnej infrastruktury. Wygoda nie powinna jednak oznaczać rezygnacji z kontroli nad dokumentami.

13. Ile kosztuje CRM dla kancelarii prawnej?

Cena licencji jest tylko jedną częścią kosztu. Druga część jest znacznie trudniejsza do zauważenia: to czas potrzebny na obsługę całego środowiska.

Jeżeli tańszy system wymaga ręcznego kopiowania terminów, przepisywania czasu pracy, osobnego fakturowania, przenoszenia dokumentów, kopiowania danych do AI i ręcznego przypisywania transkrypcji, każda z tych czynności staje się częścią realnego kosztu systemu.

14. Jak wdrożyć nowy system w kancelarii?

Dobry program może nie przynieść korzyści, jeżeli kancelaria próbuje przenieść do niego wszystkie stare przyzwyczajenia bez zastanowienia. Przed wdrożeniem warto opisać podstawowy proces: nowy klient → sprawa → dokumenty → terminy → praca → rozliczenie.

Warto sprawdzić, gdzie informacje są przepisywane, gdzie trzeba o czymś pamiętać, które czynności wykonuje się w Excelu, które dane znajdują się tylko w mailu jednej osoby i które zadania wymagają otwierania kilku aplikacji.

Dzięki temu kancelaria nie pyta tylko „czy macie moduł dokumentów?”, ale „czy dokument otrzymany w tym miejscu może automatycznie znaleźć się przy tej sprawie i być dostępny dla właściwych osób?”.

15. Jak przetestować CRM dla kancelarii przed zakupem?

Podczas prezentacji prawie każdy program wygląda dobrze. Handlowiec zna system, dane demonstracyjne są przygotowane, a proces przebiega idealnie. Dlatego przed zakupem warto poprosić o wykonanie kilku rzeczy odpowiadających prawdziwej pracy kancelarii.

• Utwórz nowego klienta i sprawę.
• Dodaj dokument do tej sprawy.
• Pokaż, kto technicznie może odczytać plik.
• Dodaj termin związany ze sprawą.
• Pokaż, jak termin pojawi się w kalendarzu prawnika.
• Zaproś do wydarzenia członka zespołu.
• Pokaż, co zobaczy osoba, która zna tylko dostępność prawnika.
• Zarejestruj czas pracy nad sprawą.
• Pokaż, jak ten czas trafi do rozliczenia.
• Wystaw na jego podstawie fakturę.
• Pokaż obsługę KSeF.
• Nagraj krótką rozmowę i pokaż, gdzie trafia nagranie.
• Przygotuj transkrypcję i przypisz ją do sprawy.
• Poproś AI o odnalezienie informacji dotyczącej tej sprawy.
• Pokaż, do jakich danych agent AI ma dostęp i kto o tym decyduje.
• Pokaż, co stanie się po zalogowaniu użytkownika na innym komputerze.
• Pokaż, jak pobierane są informacje z zewnętrznych systemów.
• Wyjaśnij, jak kancelaria może wyeksportować własne dane.

Jeżeli dostawca potrafi przeprowadzić cały taki scenariusz bez ciągłego eksportowania, kopiowania i przełączania pomiędzy narzędziami, wtedy zaczynamy mówić o rzeczywiście zintegrowanym środowisku pracy.

Najważniejsza zasada: nie porównuj funkcji. Porównuj procesy

Kalendarz ma prawie każdy system. Dokumenty ma prawie każdy system. Coraz więcej programów ma AI. Rejestr czasu pracy również nie jest technicznie skomplikowaną funkcją. Samo występowanie tych pozycji w tabeli porównawczej niewiele więc mówi.

• Nie pytaj tylko, czy system ma kalendarz. Zapytaj, skąd kalendarz zna terminy Twoich spraw.
• Nie pytaj tylko, czy ma dokumenty. Zapytaj, kto może je odczytać.
• Nie pytaj tylko, czy ma AI. Zapytaj, z czym AI jest zintegrowane i do czego ma dostęp.
• Nie pytaj tylko, czy ma dyktafon. Zapytaj, co dzieje się z nagraniem po naciśnięciu STOP.
• Nie pytaj tylko, czy mierzy czas. Zapytaj, czy z tego czasu powstanie rozliczenie.
• Nie pytaj tylko, czy wystawia faktury. Zapytaj, czy faktura jest końcem procesu rozpoczętego przy konkretnej sprawie.

To właśnie według tej zasady rozwijamy Bezpieczną Kancelarię. Nie chcemy budować zbioru niezależnych modułów. Sprawa, dokument, termin, nagranie, transkrypcja, czas pracy, faktura i agent AI powinny być elementami tego samego środowiska.