Plik od zaufanej osoby również może zawierać zagrożenie.
Dokumenty nie są udostępniane komputerowi jako zwykły katalog sieciowy.
Skanowanie pliku jest tylko pierwszą warstwą ochrony.
Zabezpieczyłeś kancelarię najlepiej, jak potrafiłeś.
Dokumenty przechowujesz na firmowym dysku. Na komputerach działa program antywirusowy. Systemy są aktualizowane. Dostęp do najważniejszych danych mają wyłącznie upoważnione osoby. Być może korzystasz z serwera NAS, dysku sieciowego albo usługi chmurowej.
To wszystko jest potrzebne.
Ale nie rozwiązuje całego problemu.
Prawnik nie jest specjalistą od cyberbezpieczeństwa. Jego zadaniem jest prowadzenie spraw, przygotowywanie pism, analizowanie dokumentów i pilnowanie terminów.
Nie może każdego dnia zastanawiać się, czy plik otrzymany od klienta, sądu albo współpracownika zawiera coś niebezpiecznego.
A przecież dokumenty są podstawowym narzędziem pracy kancelarii.
Dlatego warto przyjąć niewygodne, ale rozsądne założenie:
pytanie nie brzmi, czy ktoś kiedyś spróbuje zaatakować Twoją kancelarię. Pytanie brzmi, kiedy to zrobi i co wtedy będzie w stanie osiągnąć.
Zagrożenie może przyjść od zaufanej osoby
Wyobraź sobie zupełnie zwykłą sytuację.
Przygotowujesz projekt umowy i wysyłasz go klientowi do uzupełnienia.
Klient otwiera dokument na swoim prywatnym komputerze, nanosi zmiany i odsyła go pocztą elektroniczną.
Nie wie, że jego urządzenie zostało wcześniej zainfekowane.
Komputer działa normalnie.
Poczta się otwiera.
Dokument wygląda dokładnie tak jak wcześniej.
Otrzymujesz wiadomość od osoby, którą znasz. Temat się zgadza. Nazwa pliku nie budzi podejrzeń.
Otwierasz załącznik.
Klient nie musi być cyberprzestępcą.
Wystarczy, że sam wcześniej stał się ofiarą ataku.
Dlatego znajomy nadawca nie jest gwarancją bezpieczeństwa pliku.
Atak nie zawsze zaczyna się od komunikatu o okupie
Wiele osób wyobraża sobie ransomware jako nagły moment, w którym ekran komputera zostaje zablokowany, pliki zmieniają nazwy, a użytkownik widzi żądanie zapłaty.
Atak nie musi jednak wyglądać tak od początku.
Najpierw może zostać przejęty jeden komputer.
Później złośliwe oprogramowanie może próbować sprawdzić, do jakich zasobów użytkownik ma dostęp.
Czy widzi dysk sieciowy?
Czy ma podłączony NAS?
Czy synchronizuje folder z chmurą?
Czy może modyfikować dokumenty znajdujące się we wspólnym katalogu kancelarii?
Dopiero później może nastąpić właściwy atak.
I właśnie dlatego problemem nie jest wyłącznie sam zainfekowany komputer.
Problemem jest to, co ten komputer może zobaczyć i do czego ma dostęp.
Zwykły dysk widzi użytkownik. Może zobaczyć go również ransomware
W typowej kancelarii dokumenty znajdują się na:
- komputerach pracowników,
- serwerze NAS,
- współdzielonych katalogach,
- dyskach sieciowych,
- synchronizowanych folderach chmurowych,
- kolejnych kopiach zapisanych na różnych urządzeniach.
To wygodne.
Użytkownik otwiera folder i widzi pliki.
Może je kopiować, zmieniać, przenosić i usuwać.
Tyle że program działający na przejętym komputerze może próbować skorzystać z tych samych możliwości.
Jeżeli komputer użytkownika widzi tysiące plików na podłączonym zasobie, złośliwe oprogramowanie może próbować przejść po nich dokładnie tak samo.
Dla ransomware nie ma znaczenia, czy plik zawiera ważną umowę, pełnomocnictwo czy dokument dotyczący wieloletniego postępowania.
To po prostu kolejny plik, który można spróbować zaszyfrować.
Kopia zapasowa jest potrzebna, ale nie rozwiązuje wszystkiego
Backup jest jednym z podstawowych elementów bezpieczeństwa.
Ale nawet prawidłowo przygotowana kopia zapasowa nie odpowiada na wszystkie pytania.
Co, jeżeli część dokumentów została wcześniej skopiowana przez napastnika?
Co, jeżeli dostęp do nich uzyskał ktoś nieuprawniony?
Co, jeżeli kopia pozostawała podłączona do tego samego środowiska?
Co, jeżeli po odtworzeniu danych nadal nie wiemy, w jaki sposób doszło do ataku?
Bezpieczeństwo dokumentów nie może więc polegać wyłącznie na założeniu:
„jeżeli coś się stanie, odtworzymy pliki z backupu”.
Znacznie lepiej ograniczyć również możliwość dotarcia napastnika do samych akt.
Bezpieczna Kancelaria nie jest kolejnym dyskiem
I tutaj pojawia się fundamentalna różnica.
BezpiecznaKancelaria.pl nie jest zdalnym dyskiem.
Nie jest katalogiem sieciowym.
Nie jest folderem, który synchronizuje wszystkie dokumenty kancelarii z komputerem użytkownika.
To cały, oddzielny ekosystem pracy.
Dokumenty nie są udostępniane komputerowi prawnika jako zwykły katalog, po którym może poruszać się dowolny program działający w jego systemie operacyjnym.
Prawnik pracuje z dokumentami poprzez Bezpieczną Kancelarię.
To system kontroluje ich przechowywanie, udostępnianie i sposób, w jaki trafiają do środowiska.
Dlatego infekcja komputera użytkownika nie oznacza automatycznie, że ransomware otrzymuje dostęp do całego repozytorium dokumentów kancelarii.
Ransomware może zaatakować komputer. Nie oznacza to, że zaatakowało Bezpieczną Kancelarię.
Plik trafiający do kancelarii jest kontrolowany
Wróćmy do dokumentu przesłanego przez klienta.
W zwykłym modelu taki plik trafia do skrzynki pocztowej użytkownika, zostaje zapisany na komputerze i otwarty lokalnie.
Jeżeli zawiera niebezpieczny element, ryzyko pojawia się właśnie tam.
W Bezpiecznej Kancelarii pliki trafiające do systemu są sprawdzane pod kątem zagrożeń przed dopuszczeniem ich do dalszego obiegu.
To ważne, ale jest jeszcze druga różnica.
Przesłanie pliku do Bezpiecznej Kancelarii nie oznacza uruchomienia go wewnątrz systemu.
Plik pozostaje danymi.
Nie dostaje możliwości samodzielnego wykonywania operacji wewnątrz całego środowiska tylko dlatego, że użytkownik go przesłał.
To oddziela dokument od infrastruktury kancelarii w sposób, którego zwykły katalog plików nie zapewnia.
Skanowanie pliku to tylko pierwsza warstwa
Skanowanie odpowiada na pytanie:
„Czy dokument, który właśnie trafia do systemu, może zawierać zagrożenie?”
To jednak nie jest to samo co ochrona dokumentów, które już znajdują się w kancelarii.
Tutaj dochodzimy do drugiej warstwy.
Szyfrowania.
Dokumenty znajdują się w zaszyfrowanym kontenerze kancelarii
Bezpieczna Kancelaria nie przechowuje akt jak zwykłych plików leżących w katalogu.
Kancelaria posiada własny klucz kryptograficzny.
Można to porównać do zasady znanej z portfeli kryptowalutowych.
Nie dlatego, że Bezpieczna Kancelaria jest portfelem kryptowalutowym.
Podobna jest idea:
samo posiadanie zaszyfrowanych danych nie wystarcza do poznania ich treści. Potrzebny jest właściwy klucz.
Jeżeli ktoś uzyska dostęp do infrastruktury, na której znajdują się zaszyfrowane dane, nie oznacza to jeszcze, że uzyskał dostęp do czytelnych akt kancelarii.
To ogromna różnica pomiędzy kradzieżą pliku a kradzieżą informacji.
Po wylogowaniu sejf się zamyka
Najłatwiej wyobrazić sobie Bezpieczną Kancelarię jako sejf.
Kiedy uprawniony użytkownik pracuje, może korzystać z dokumentów.
Gdy kończy pracę i się wylogowuje, kontener zostaje zamknięty.
Bez odpowiedniego klucza jego zawartość pozostaje zaszyfrowana.
Nie zamienia się po prostu w katalog dokumentów, który można otworzyć z poziomu administratora albo przejętego komputera.
To właśnie dlatego samo zdobycie dostępu do miejsca, w którym przechowywane są dane, nie jest równoznaczne z uzyskaniem dostępu do ich treści.
Zamknięty sejf może nadal przyjmować nowe informacje
Kancelaria musi jednak działać również wtedy, gdy użytkownik jest wylogowany.
Może pojawić się nowy termin procesowy z Portalu Informacyjnego.
Do kalendarza może trafić wydarzenie zsynchronizowane z telefonu.
System może otrzymać inne informacje z aktywnej integracji.
Nie oznacza to jednak konieczności otwierania całego kontenera kancelarii.
Można to porównać do sejfu z bezpieczną wrzutnią.
Do środka można włożyć nową kopertę, ale przez tę samą szczelinę nie można wyjąć dokumentów znajdujących się już w środku.
System może więc przyjąć nowe informacje, nie uzyskując przy okazji swobodnego dostępu do całej zawartości kancelarii.
Fraza seed chroni również przed „tylnym wejściem”
Użytkownik otrzymuje frazę seed związaną z możliwością odzyskania dostępu.
To nie jest ozdobny kod, który można schować do szuflady i zapomnieć.
Jest ważnym elementem bezpieczeństwa.
Jeżeli utracone zostaną dane potrzebne do otwarcia kontenera, a użytkownik nie posiada informacji wymaganych do odzyskania dostępu, nie zakładamy prostego administracyjnego obejścia pozwalającego po prostu otworzyć wszystkie dokumenty.
To może wydawać się mniej wygodne niż klasyczny przycisk „resetuj hasło”.
Ale właśnie brak łatwego tylnego wejścia jest częścią ochrony.
Jeżeli operator systemu mógłby w dowolnej chwili ominąć zabezpieczenie użytkownika, taki mechanizm sam stałby się atrakcyjnym celem ataku.
Co jeśli komputer zostanie przejęty, gdy prawnik jest zalogowany?
To ważne pytanie.
Ransomware działające na komputerze użytkownika nadal może wyrządzić szkody na tym komputerze.
Może zaszyfrować lokalne dokumenty.
Może zakłócić pracę.
Może zmusić użytkownika do wyczyszczenia urządzenia i ponownego przygotowania stanowiska.
Nie dostaje jednak z tego powodu Bezpiecznej Kancelarii jako podłączonego dysku pełnego dokumentów.
Nie może po prostu rozpocząć od pierwszego pliku i zaszyfrować po kolei całego repozytorium.
Bo takiego dostępu system nie udostępnia.
Bezpieczna Kancelaria jest odrębnym środowiskiem, a nie rozszerzeniem lokalnego systemu plików.
To bardzo ważna granica.
To nie jest „bezpieczniejszy Dropbox”
Dropbox, NAS czy dysk sieciowy mogą być bardzo użytecznymi narzędziami.
Rozwiązują jednak przede wszystkim problem przechowywania, synchronizacji i wygodnego dostępu do plików.
My zaczęliśmy od innego pytania:
co stanie się z dokumentami kancelarii, jeżeli komputer użytkownika zostanie przejęty albo ktoś uzyska dostęp do infrastruktury?
Dlatego Bezpieczna Kancelaria nie jest kolejnym miejscem, w którym po prostu trzymamy dokumenty.
To środowisko zaprojektowane tak, aby ograniczyć zależność bezpieczeństwa całej kancelarii od jednego komputera, jednego katalogu czy jednego zasobu sieciowego.
Bezpieczeństwo dokumentu zaczyna się, zanim prawnik go otworzy
Prawnik nie powinien być ostatnią linią obrony przed każdym niebezpiecznym dokumentem.
Nie powinien za każdym razem oceniać, czy klient ma bezpieczny komputer.
Nie powinien wiedzieć, jakie mechanizmy może zawierać plik.
Nie powinien zastanawiać się, czy załącznik może wykorzystać podatność konkretnego programu.
System powinien przejąć możliwie dużą część tej odpowiedzialności.
Dlatego bezpieczeństwo dokumentu powinno obejmować cały jego cykl:
- moment, w którym trafia do kancelarii,
- kontrolę pliku,
- sposób jego przechowywania,
- szyfrowanie,
- dostęp do treści,
- sposób udostępniania,
- zachowanie systemu po wylogowaniu użytkownika.
Dopiero wszystkie te elementy razem tworzą bezpieczny obieg dokumentów.
Nie chodzi o obietnicę, że ataku nigdy nie będzie
Nie ma sensu budować bezpieczeństwa na założeniu, że kancelaria nigdy nie zostanie zaatakowana.
Kancelarie przechowują niezwykle wartościowe informacje.
Dokumenty klientów.
Dane osobowe.
Informacje biznesowe.
Strategie procesowe.
Korespondencję.
Materiały objęte tajemnicą zawodową.
To naturalnie czyni je interesującym celem.
Dlatego rozsądniejsze jest inne podejście:
załóżmy, że wcześniej czy później ktoś spróbuje.
I zaprojektujmy system tak, aby nawet wtedy nie dostał łatwej drogi do całego archiwum.
Najważniejsze pytanie: co napastnik znajdzie po drugiej stronie?
Można zabezpieczyć wejście do budynku.
Można zamontować alarm.
Można zatrudnić ochronę.
Ale najcenniejszych dokumentów nadal nie zostawia się na stole.
Umieszcza się je w sejfie.
Tak samo patrzymy na dane kancelarii.
Program antywirusowy jest potrzebny.
Aktualizacje są potrzebne.
Bezpieczny komputer jest potrzebny.
Kopie zapasowe są potrzebne.
Ale same w sobie nie powinny być jedyną rzeczą oddzielającą napastnika od wszystkich akt kancelarii.
Dlatego w Bezpiecznej Kancelarii dokumenty nie są po prostu plikami na kolejnym dysku.
Trafiają do oddzielnego środowiska.
Pliki wchodzące do systemu są kontrolowane.
Nie uruchamiają się wewnątrz ekosystemu jak program na komputerze użytkownika.
Dane znajdują się w zaszyfrowanym kontenerze związanym z kluczem kancelarii.
Po wylogowaniu kontener zostaje zamknięty.
A lokalny komputer nie widzi całego archiwum jak zwykłego katalogu sieciowego.
Bo w bezpieczeństwie kancelarii najważniejsze pytanie nie brzmi:
„Czy ktoś kiedyś spróbuje przyjść po okup?”
Lepiej założyć, że spróbuje.
Prawdziwe pytanie brzmi:
„Co będzie w stanie zabrać, kiedy przyjdzie?”
I właśnie dlatego Bezpieczna Kancelaria ma być nie kolejnym dyskiem pełnym dokumentów.
Ma być sejfem.