Bezpieczeństwo plików to więcej niż antywirus i backup
Zagrożenie może przyjść nawet w pliku od zaufanej osoby.
NAS, dysk sieciowy i synchronizowany folder są nadal zasobami dostępnymi z komputera użytkownika.
Bezpieczna Kancelaria nie jest zdalnym dyskiem, lecz oddzielnym ekosystemem pracy.
Pliki trafiające do systemu są kontrolowane, a dane kancelarii znajdują się w zaszyfrowanym kontenerze.
Po wylogowaniu kontener zostaje zamknięty i bez właściwego klucza zaszyfrowane dane nie stają się czytelnymi aktami.
Zabezpieczyłeś kancelarię najlepiej, jak potrafiłeś. Dokumenty przechowujesz na firmowym dysku. Na komputerach działa program antywirusowy. Systemy są aktualizowane. Dostęp do najważniejszych danych mają wyłącznie upoważnione osoby. Być może korzystasz z serwera NAS, dysku sieciowego albo usługi chmurowej.
To wszystko jest potrzebne. Ale nie rozwiązuje całego problemu. Prawnik nie jest specjalistą od cyberbezpieczeństwa i nie może każdego dnia zastanawiać się, czy plik otrzymany od klienta, sądu albo współpracownika zawiera coś niebezpiecznego.
Pytanie nie brzmi, czy ktoś kiedyś spróbuje zaatakować Twoją kancelarię. Pytanie brzmi, kiedy to zrobi i co wtedy będzie w stanie osiągnąć.
Zagrożenie może przyjść od zaufanej osoby
Wyobraź sobie zwykłą sytuację. Przygotowujesz projekt umowy i wysyłasz go klientowi do uzupełnienia. Klient otwiera dokument na swoim prywatnym komputerze, nanosi zmiany i odsyła go pocztą elektroniczną.
Nie wie, że jego urządzenie zostało wcześniej zainfekowane. Komputer działa normalnie, poczta się otwiera, a dokument wygląda tak samo jak wcześniej. Otrzymujesz wiadomość od osoby, którą znasz. Temat się zgadza. Nazwa pliku nie budzi podejrzeń.
Klient nie musi być cyberprzestępcą. Wystarczy, że sam wcześniej stał się ofiarą ataku. Dlatego znajomy nadawca nie jest gwarancją bezpieczeństwa pliku.
Atak nie zawsze zaczyna się od komunikatu o okupie
Najpierw może zostać przejęty jeden komputer. Później złośliwe oprogramowanie może próbować sprawdzić, do jakich zasobów użytkownik ma dostęp: dysku sieciowego, NAS-a, synchronizowanego folderu chmurowego czy wspólnego katalogu kancelarii.
Problemem nie jest więc wyłącznie sam zainfekowany komputer. Problemem jest to, co ten komputer może zobaczyć i do czego ma dostęp.
Zwykły dysk widzi użytkownik. Może zobaczyć go również ransomware
W typowej kancelarii dokumenty znajdują się na komputerach pracowników, serwerze NAS, współdzielonych katalogach, dyskach sieciowych, synchronizowanych folderach chmurowych i kolejnych kopiach zapisanych na różnych urządzeniach.
Użytkownik może je kopiować, zmieniać, przenosić i usuwać. Program działający na przejętym komputerze może próbować skorzystać z tych samych możliwości. Jeżeli komputer użytkownika widzi tysiące plików na podłączonym zasobie, złośliwe oprogramowanie może próbować przejść po nich dokładnie tak samo.
Kopia zapasowa jest potrzebna, ale nie rozwiązuje wszystkiego
Backup jest jednym z podstawowych elementów bezpieczeństwa, ale nie odpowiada na wszystkie pytania. Nie rozwiązuje problemu sytuacji, w której dokumenty zostały wcześniej skopiowane, ktoś nieuprawniony uzyskał do nich dostęp albo nie znamy przyczyny incydentu.
Bezpieczeństwo dokumentów nie może polegać wyłącznie na założeniu: „jeżeli coś się stanie, odtworzymy pliki z backupu”.
Bezpieczna Kancelaria nie jest kolejnym dyskiem
BezpiecznaKancelaria.pl nie jest zdalnym dyskiem, katalogiem sieciowym ani folderem, który synchronizuje całe archiwum z komputerem użytkownika. To oddzielny ekosystem pracy.
Dokumenty nie są udostępniane komputerowi prawnika jako zwykły katalog, po którym może poruszać się dowolny program działający w systemie operacyjnym. Prawnik pracuje z dokumentami poprzez Bezpieczną Kancelarię, a system kontroluje ich przechowywanie, udostępnianie i sposób, w jaki trafiają do środowiska.
Ransomware może zaatakować komputer. Nie oznacza to, że zaatakowało Bezpieczną Kancelarię.
Plik trafiający do kancelarii jest kontrolowany
Pliki trafiające do Bezpiecznej Kancelarii są sprawdzane pod kątem zagrożeń przed dopuszczeniem ich do dalszego obiegu.
Samo przesłanie pliku do systemu nie oznacza uruchomienia go wewnątrz środowiska kancelarii. Plik pozostaje danymi i nie otrzymuje możliwości samodzielnego wykonywania operacji wewnątrz systemu tylko dlatego, że został przesłany.
Skanowanie pliku to tylko pierwsza warstwa
Skanowanie odpowiada na pytanie, czy dokument trafiający do systemu może zawierać zagrożenie. Nie jest jednak tym samym co ochrona dokumentów, które już znajdują się w kancelarii.
Dokumenty znajdują się w zaszyfrowanym kontenerze kancelarii
Bezpieczna Kancelaria nie przechowuje akt jak zwykłych plików leżących w katalogu. Kancelaria posiada własny klucz kryptograficzny.
Mechanizm można porównać do zasady znanej z portfeli kryptowalutowych: samo posiadanie zaszyfrowanych danych nie wystarcza do poznania ich treści. Potrzebny jest właściwy klucz.
Jeżeli ktoś uzyska dostęp do infrastruktury, na której znajdują się zaszyfrowane dane, nie oznacza to jeszcze, że uzyskał dostęp do czytelnych akt kancelarii.
Po wylogowaniu sejf się zamyka
Najłatwiej wyobrazić sobie Bezpieczną Kancelarię jako sejf. Kiedy uprawniony użytkownik pracuje, może korzystać z dokumentów. Gdy kończy pracę i się wylogowuje, kontener zostaje zamknięty.
Bez odpowiedniego klucza jego zawartość pozostaje zaszyfrowana. Sam dostęp do miejsca, w którym przechowywane są dane, nie jest równoznaczny z uzyskaniem dostępu do ich treści.
Zamknięty sejf może nadal przyjmować nowe informacje
Kancelaria musi działać również wtedy, gdy użytkownik jest wylogowany. Może pojawić się nowy termin procesowy z Portalu Informacyjnego, wydarzenie zsynchronizowane z telefonu albo inna informacja z aktywnej integracji.
Można to porównać do sejfu z bezpieczną wrzutnią. Do środka można włożyć nową kopertę, ale przez tę samą szczelinę nie można wyjąć dokumentów znajdujących się już w środku.
Fraza seed chroni również przed tylnym wejściem
Użytkownik otrzymuje frazę seed związaną z możliwością odzyskania dostępu. Jest ważnym elementem bezpieczeństwa i musi być odpowiedzialnie przechowywana.
Jeżeli utracone zostaną dane potrzebne do otwarcia kontenera, a użytkownik nie posiada informacji wymaganych do odzyskania dostępu, nie zakładamy prostego administracyjnego obejścia pozwalającego po prostu otworzyć wszystkie dokumenty.
Brak łatwego tylnego wejścia jest częścią ochrony. Gdyby operator systemu mógł w dowolnej chwili ominąć zabezpieczenie użytkownika, taki mechanizm sam stałby się atrakcyjnym celem ataku.
Co jeśli komputer zostanie przejęty, gdy prawnik jest zalogowany?
Ransomware działające na komputerze użytkownika nadal może wyrządzić szkody na tym komputerze. Może zaszyfrować lokalne dokumenty, zakłócić pracę i zmusić użytkownika do ponownego przygotowania stanowiska.
Nie dostaje jednak z tego powodu Bezpiecznej Kancelarii jako podłączonego dysku pełnego dokumentów. Nie może po prostu rozpocząć od pierwszego pliku i zaszyfrować po kolei całego repozytorium, ponieważ system nie udostępnia takiego dostępu.
To nie jest bezpieczniejszy Dropbox
Dropbox, NAS czy dysk sieciowy mogą być bardzo użytecznymi narzędziami. Rozwiązują jednak przede wszystkim problem przechowywania, synchronizacji i wygodnego dostępu do plików.
Bezpieczna Kancelaria została zaprojektowana jako środowisko, które ma ograniczyć zależność bezpieczeństwa całej kancelarii od jednego komputera, jednego katalogu czy jednego zasobu sieciowego.
Bezpieczeństwo dokumentu zaczyna się, zanim prawnik go otworzy
Prawnik nie powinien być ostatnią linią obrony przed każdym niebezpiecznym dokumentem. System powinien przejąć możliwie dużą część kontroli nad plikiem i jego obiegiem.
- moment, w którym plik trafia do kancelarii
- kontrola pliku
- sposób jego przechowywania
- szyfrowanie
- dostęp do treści
- sposób udostępniania
- zachowanie systemu po wylogowaniu użytkownika
Nie chodzi o obietnicę, że ataku nigdy nie będzie
Kancelarie przechowują wartościowe informacje: dokumenty klientów, dane osobowe, informacje biznesowe, strategie procesowe, korespondencję i materiały objęte tajemnicą zawodową. Dlatego rozsądniej założyć, że próby ataków będą się zdarzać.
Najważniejsze pytanie nie brzmi: „czy ktoś spróbuje przyjść po okup?”. Lepiej założyć, że spróbuje. Prawdziwe pytanie brzmi: „co będzie w stanie zabrać, kiedy przyjdzie?”
Najważniejsze pytanie: co napastnik znajdzie po drugiej stronie?
Program antywirusowy, aktualizacje, bezpieczny komputer i kopie zapasowe są potrzebne. Nie powinny jednak być jedyną rzeczą oddzielającą napastnika od wszystkich akt kancelarii.
Dlatego w Bezpiecznej Kancelarii dokumenty nie są po prostu plikami na kolejnym dysku. Trafiają do oddzielnego środowiska, pliki wchodzące do systemu są kontrolowane, dane znajdują się w zaszyfrowanym kontenerze związanym z kluczem kancelarii, a po wylogowaniu kontener zostaje zamknięty.
Bezpieczna Kancelaria ma być nie kolejnym dyskiem pełnym dokumentów. Ma być sejfem.