Regulamin świadczenia usługi

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi Bezpieczna Kancelaria przez Aurea Enterprises sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000510950, NIP: 9591956107, REGON: 260773108, dalej jako „Usługodawca".

Kontakt z Usługodawcą jest możliwy pod adresem e-mail: kontakt@bezpiecznakancelaria.pl, a także pisemnie na adres siedziby Usługodawcy.

Bezpieczna Kancelaria jest usługą przeznaczoną przede wszystkim dla przedsiębiorców, kancelarii prawnych, radców prawnych, adwokatów, doradców podatkowych, działów prawnych oraz innych podmiotów profesjonalnych. Usługa nie jest przeznaczona do prywatnego, konsumenckiego korzystania, chyba że Usługodawca wyraźnie dopuści taki model w odrębnej umowie.

Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem umowy oraz w sposób umożliwiający jego pozyskanie, utrwalenie i odtwarzanie.

2. Definicje

Na potrzeby Regulaminu poniższe pojęcia mają następujące znaczenie:

Aplikacja - system informatyczny Bezpieczna Kancelaria dostępny przez przeglądarkę internetową lub inne interfejsy udostępnione przez Usługodawcę.

Bezpieczna Kancelaria albo BK - usługa SaaS świadczona drogą elektroniczną przez Usługodawcę, służąca w szczególności do zarządzania sprawami, dokumentami, nagraniami, transkrypcjami, kalendarzami, fakturami, zadaniami, uprawnieniami użytkowników, integracjami i funkcjami AI.

Klient - podmiot, który zawiera z Usługodawcą umowę dotyczącą korzystania z BK, w szczególności kancelaria prawna, spółka, osoba prowadząca działalność gospodarczą albo inna organizacja.

Organizacja - konto Klienta w BK, w ramach którego tworzone są konta Użytkowników, role, sprawy, dokumenty, uprawnienia i konfiguracja usługi.

Użytkownik - osoba fizyczna korzystająca z BK w imieniu Klienta albo na jego zaproszenie, w szczególności administrator organizacji, prawnik, pracownik kancelarii, współpracownik, aplikant, asystent lub inna osoba upoważniona przez Klienta.

Administrator Organizacji - Użytkownik posiadający rozszerzone uprawnienia do zarządzania Organizacją, w tym zapraszania Użytkowników, nadawania ról, zarządzania dostępem i konfiguracją.

Dane Klienta - dane, dokumenty, pliki, nagrania, transkrypcje, notatki, informacje o sprawach, dane klientów kancelarii, dane z integracji oraz inne treści wprowadzone, przesłane, wygenerowane lub przechowywane przez Klienta albo Użytkowników w BK.

Treści Klienta - wszelkie materiały, dokumenty, pliki, nagrania, wiadomości, notatki, transkrypcje, streszczenia, załączniki, dane z kalendarzy, dane z faktur i inne treści przetwarzane w BK w ramach Organizacji Klienta.

Integracje - połączenia BK z usługami zewnętrznymi, w szczególności kalendarzami, pocztą elektroniczną, KSeF, systemami sądowymi, systemami płatności, usługami przechowywania plików albo innymi systemami wskazanymi w dokumentacji.

Funkcje AI - funkcje wspierające pracę Użytkownika, w szczególności transkrypcja, streszczanie, analiza dokumentów, wyszukiwanie informacji, generowanie projektów treści, klasyfikacja danych lub inne funkcje oparte na modelach automatycznego przetwarzania języka.

Umowa - umowa zawarta między Usługodawcą a Klientem, obejmująca Regulamin, ofertę, zamówienie, cennik, umowę powierzenia przetwarzania danych oraz inne dokumenty zaakceptowane przez strony.

Polityka prywatności - dokument opisujący zasady przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę.

Polityka cookies - dokument opisujący zasady korzystania z cookies i podobnych technologii.

3. Zakres Usługi

BK obejmuje w szczególności następujące funkcje, zależnie od wybranego pakietu, konfiguracji i dostępności modułów:

• prowadzenie spraw i kartotek,
• przechowywanie dokumentów i plików,
• szyfrowane przechowywanie danych,
• zarządzanie dostępem, rolami i uprawnieniami,
• nagrywanie dźwięku i obsługę plików audio,
• transkrypcję nagrań,
• tworzenie notatek, streszczeń i podsumowań,
• wsparcie funkcji AI w pracy z dokumentami i sprawami,
• obsługę kalendarzy i terminów,
• integrację z kalendarzami zewnętrznymi,
• integrację z systemami sądowymi, o ile dany moduł jest aktywny,
• integrację z KSeF, o ile dany moduł jest aktywny,
• obsługę fakturowania, o ile dany moduł jest aktywny,
• powiadomienia i zadania,
• eksport danych,
• funkcje administracyjne dla Organizacji,
• inne funkcje opisane w dokumentacji lub ofercie.

Zakres funkcjonalny dostępny dla konkretnego Klienta może zależeć od zawartej Umowy, wybranego pakietu, konfiguracji, uprawnień Użytkownika oraz dostępności integracji zewnętrznych.

Usługodawca może rozwijać, zmieniać i ulepszać BK, w szczególności dodawać nowe funkcje, zmieniać interfejs, poprawiać bezpieczeństwo oraz usuwać błędy.

4. Charakter Usługi

BK jest narzędziem technologicznym wspierającym pracę kancelarii lub innego Klienta. BK nie jest kancelarią prawną, nie świadczy usług prawnych, nie zastępuje profesjonalnej oceny prawnika i nie podejmuje decyzji za Użytkownika.

Funkcje AI, transkrypcji, analizy dokumentów, podsumowań i generowania treści mają charakter pomocniczy. Wyniki działania tych funkcji powinny być każdorazowo zweryfikowane przez Użytkownika przed wykorzystaniem ich w pracy zawodowej, korespondencji, pismach procesowych, opiniach prawnych, dokumentach rozliczeniowych lub decyzjach dotyczących klienta kancelarii.

Klient ponosi odpowiedzialność za sposób korzystania z BK, w tym za treści wprowadzane do systemu, podstawę prawną przetwarzania danych, uprawnienia Użytkowników oraz zgodność korzystania z Usługi z obowiązkami zawodowymi, tajemnicą zawodową i przepisami prawa.

5. Wymagania techniczne

Do korzystania z BK wymagane są:

• urządzenie z dostępem do Internetu,
• aktualna wersja przeglądarki Chrome, Safari, Firefox, Edge albo innej przeglądarki zgodnej z aktualnymi standardami webowymi,
• włączona obsługa JavaScript,
• włączona obsługa cookies niezbędnych,
• aktywne konto Użytkownika,
• adres e-mail umożliwiający odbiór wiadomości systemowych.

Do korzystania z wybranych funkcji mogą być wymagane dodatkowe warunki techniczne, w szczególności:

• dostęp do mikrofonu urządzenia dla funkcji nagrywania,
• uprawnienia do wybranych integracji zewnętrznych,
• aktywne konto w usłudze zewnętrznej,
• konfiguracja KSeF lub innego systemu publicznego,
• odpowiednie uprawnienia nadane przez Administratora Organizacji,
• stabilne połączenie internetowe przy przesyłaniu dużych plików audio lub dokumentów.

Usługodawca może publikować dodatkowe wymagania techniczne w dokumentacji BK.

6. Rejestracja i konto

Konto w BK może zostać utworzone przez formularz rejestracji, zaproszenie wysłane przez Administratora Organizacji albo przez inne działanie przewidziane w procesie wdrożenia.

Podczas rejestracji Użytkownik może być zobowiązany do podania adresu e-mail, hasła, imienia, nazwiska, numeru telefonu, danych Organizacji lub innych danych wymaganych do utworzenia konta i świadczenia Usługi.

Użytkownik jest zobowiązany do podawania danych prawdziwych, aktualnych i zgodnych z rzeczywistością.

Każdy Użytkownik powinien korzystać z osobnego konta. Zabronione jest udostępnianie konta, loginu, hasła, tokenów dostępu lub innych danych uwierzytelniających osobom trzecim.

Użytkownik odpowiada za zachowanie poufności danych logowania oraz za niezwłoczne poinformowanie Administratora Organizacji lub Usługodawcy o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do konta.

Usługodawca może wymagać dodatkowych metod uwierzytelnienia, w szczególności kodu jednorazowego, uwierzytelniania dwuskładnikowego lub potwierdzenia adresu e-mail.

7. Role i uprawnienia

Dostęp Użytkownika do danych i funkcji BK zależy od roli, uprawnień i konfiguracji ustalonej przez Klienta lub Administratora Organizacji.

Administrator Organizacji odpowiada za:

• zapraszanie Użytkowników,
• nadawanie i odbieranie uprawnień,
• określanie zakresu dostępu do spraw, dokumentów i modułów,
• usuwanie kont osób, które nie powinny już mieć dostępu,
• kontrolę prawidłowości konfiguracji Organizacji.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki nadania przez Klienta lub Administratora Organizacji niewłaściwych uprawnień Użytkownikom, chyba że szkoda wynika z okoliczności, za które Usługodawca ponosi odpowiedzialność zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa lub Umową.

8. Dane Klienta i Treści Klienta

Klient zachowuje prawa do Danych Klienta i Treści Klienta.

Usługodawca nie nabywa praw własności do Treści Klienta. Klient udziela Usługodawcy upoważnienia do technicznego przetwarzania Treści Klienta wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia BK, utrzymania bezpieczeństwa, realizacji wybranych funkcji, obsługi zgłoszeń oraz wykonania Umowy.

Klient odpowiada za legalność Treści Klienta oraz za to, że posiada podstawę prawną do ich wprowadzania, przechowywania, udostępniania i przetwarzania w BK.

Klient nie powinien wprowadzać do BK treści, których przetwarzanie w systemie naruszałoby przepisy prawa, prawa osób trzecich, tajemnicę zawodową, tajemnicę przedsiębiorstwa lub zobowiązania umowne Klienta.

9. Ochrona danych osobowych i powierzenie przetwarzania

W zakresie danych dotyczących kont Użytkowników, rozliczeń, kontaktu, obsługi Klienta, bezpieczeństwa i działań własnych Usługodawca może działać jako administrator danych osobowych.

W zakresie Danych Klienta wprowadzanych do BK przez Klienta lub Użytkowników, w szczególności danych zawartych w aktach spraw, dokumentach, nagraniach, transkrypcjach, notatkach i integracjach, Usługodawca działa co do zasady jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie Klienta.

Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określają Polityka prywatności oraz umowa powierzenia przetwarzania danych, stanowiąca część dokumentacji umownej między Klientem a Usługodawcą.

Klient przyjmuje do wiadomości, że w Danych Klienta mogą znajdować się szczególne kategorie danych osobowych, dane dotyczące postępowań sądowych, dane objęte tajemnicą zawodową lub inne informacje poufne. Klient odpowiada za ocenę, czy i w jakim zakresie może korzystać z BK do przetwarzania takich danych.

10. Szyfrowanie i bezpieczeństwo

BK jest projektowana z uwzględnieniem bezpieczeństwa i poufności danych.

Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych, w szczególności kontrolę dostępu, role i uprawnienia, szyfrowanie, logowanie zdarzeń, zabezpieczenia transmisji, kopie zapasowe, monitoring bezpieczeństwa oraz procedury obsługi incydentów.

W zakresie przewidzianym architekturą BK pliki i dokumenty mogą być szyfrowane w sposób ograniczający dostęp do ich treści wyłącznie do uprawnionych Użytkowników Klienta.

Użytkownik powinien chronić swoje hasło. Jeżeli architektura danej funkcji opiera się na haśle lub kluczu znanym wyłącznie Użytkownikowi, utrata hasła lub klucza może spowodować brak możliwości odzyskania dostępu do odszyfrowanych danych. Szczegółowe zasady odzyskiwania dostępu określa dokumentacja techniczna lub procedura bezpieczeństwa.

Żaden system informatyczny nie zapewnia absolutnego bezpieczeństwa. Usługodawca zobowiązuje się jednak stosować środki adekwatne do charakteru Usługi, ryzyk i rodzaju przetwarzanych danych.

11. Nagrania, transkrypcje i AI

Jeżeli Klient korzysta z funkcji nagrywania, transkrypcji lub AI, Klient odpowiada za poinformowanie osób uczestniczących w rozmowie lub spotkaniu o nagrywaniu, transkrypcji lub innym przetwarzaniu danych, jeżeli wymagają tego przepisy prawa lub obowiązki zawodowe Klienta.

Usługodawca nie odpowiada za treść nagrań, transkrypcji, podsumowań ani wyników wygenerowanych przez funkcje AI, chyba że odpowiedzialność taka wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.

Transkrypcje, streszczenia i odpowiedzi AI mogą zawierać błędy, pominięcia, nieścisłości lub nieprawidłowe interpretacje. Użytkownik powinien weryfikować wyniki przed ich wykorzystaniem.

Funkcje AI nie powinny być traktowane jako źródło porady prawnej, podatkowej, księgowej, medycznej ani innej profesjonalnej decyzji.

12. Integracje zewnętrzne

BK może umożliwiać integrację z usługami zewnętrznymi, takimi jak kalendarze, poczta elektroniczna, KSeF, systemy sądowe, systemy płatności, repozytoria plików lub inne narzędzia.

Korzystanie z integracji może wymagać zalogowania do zewnętrznej usługi, udzielenia uprawnień, konfiguracji po stronie Klienta albo spełnienia wymagań danego dostawcy.

Usługodawca nie odpowiada za działanie usług zewnętrznych, ich dostępność, zmiany API, ograniczenia techniczne, blokady kont ani decyzje dostawców zewnętrznych, chyba że odpowiedzialność taka wynika z Umowy lub bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Klient może w każdej chwili odłączyć integrację, o ile funkcja taka jest dostępna w ustawieniach BK lub u dostawcy zewnętrznego.

13. Płatności i subskrypcja

Zasady płatności, wysokość wynagrodzenia, okres rozliczeniowy, pakiet funkcji, limit Użytkowników, limit przestrzeni dyskowej, limit transkrypcji, okres wypowiedzenia oraz inne warunki handlowe określa oferta, zamówienie, cennik albo indywidualna Umowa z Klientem.

Jeżeli nie ustalono inaczej, opłaty są należne za okresy rozliczeniowe wskazane w Umowie lub cenniku.

Usługodawca może uzależnić aktywację, kontynuowanie lub rozszerzenie dostępu do BK od terminowej płatności.

W przypadku opóźnienia w płatności Usługodawca może wezwać Klienta do zapłaty, ograniczyć dostęp do wybranych funkcji albo zawiesić świadczenie Usługi, z zachowaniem postanowień Umowy i obowiązujących przepisów prawa.

14. Licencja i własność intelektualna

BK, jej kod źródłowy, interfejs, nazwa, logo, dokumentacja, struktura, układ graficzny, bazy danych, mechanizmy działania oraz inne elementy stanowią własność Usługodawcy lub podmiotów, od których Usługodawca uzyskał odpowiednie prawa.

Na czas obowiązywania Umowy Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznego, nieprzenoszalnego, ograniczonego prawa do korzystania z BK zgodnie z Regulaminem, Umową i przeznaczeniem Usługi.

Klient nie jest uprawniony do kopiowania, modyfikowania, rozpowszechniania, sublicencjonowania, odsprzedawania, dekompilacji, inżynierii wstecznej, obchodzenia zabezpieczeń ani udostępniania BK osobom trzecim poza zakresem przewidzianym Umową.

Prawa do Treści Klienta pozostają przy Kliencie albo innych uprawnionych osobach.

15. Zasady korzystania z Usługi

Użytkownik i Klient są zobowiązani korzystać z BK zgodnie z prawem, Regulaminem, Umową, dobrymi obyczajami, zasadami bezpieczeństwa oraz przeznaczeniem Usługi.

Zabronione jest w szczególności:

• dostarczanie treści o charakterze bezprawnym,
• naruszanie praw osób trzecich,
• korzystanie z BK bez wymaganej podstawy prawnej przetwarzania danych,
• udostępnianie konta osobom trzecim,
• obchodzenie mechanizmów bezpieczeństwa,
• próby uzyskania nieuprawnionego dostępu do danych innych Klientów,
• testy penetracyjne, skanowanie, automatyczne obciążanie lub ataki bez pisemnej zgody Usługodawcy,
• działania zakłócające działanie BK,
• wykorzystywanie BK do wysyłania spamu, phishingu, malware lub innych szkodliwych treści,
• wykorzystywanie BK do trenowania konkurencyjnych systemów bez zgody Usługodawcy,
• odsprzedawanie dostępu do BK bez zgody Usługodawcy.

Usługodawca może czasowo ograniczyć lub zablokować dostęp do konta, jeżeli jest to konieczne ze względów bezpieczeństwa, w przypadku naruszenia Regulaminu, podejrzenia nieuprawnionego dostępu, działania na szkodę BK albo ryzyka naruszenia prawa.

16. Dostępność, przerwy techniczne i kopie zapasowe

Usługodawca dokłada starań, aby BK była dostępna w sposób ciągły i stabilny.

Usługodawca może prowadzić prace techniczne, aktualizacje, migracje, działania serwisowe lub naprawcze, które mogą powodować czasową niedostępność Usługi albo ograniczenie wybranych funkcji.

O planowanych istotnych przerwach technicznych Usługodawca będzie informował Klientów z wyprzedzeniem, o ile będzie to możliwe.

Szczegółowe parametry SLA, dostępności, czasów reakcji i ewentualnych rekompensat obowiązują wyłącznie wtedy, gdy zostały wyraźnie określone w Umowie.

Usługodawca może wykonywać kopie zapasowe danych. Kopie zapasowe służą ochronie ciągłości działania Usługi i nie zastępują obowiązku Klienta do samodzielnego eksportu danych, jeżeli taki obowiązek wynika z przepisów, zasad zawodowych lub wewnętrznych procedur Klienta.

17. Odpowiedzialność

Usługodawca odpowiada za świadczenie BK zgodnie z Umową, Regulaminem i bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.

O ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej, Usługodawca nie odpowiada za:

• treści wprowadzone przez Klienta lub Użytkowników,
• skutki wykorzystania niezweryfikowanych wyników AI,
• decyzje prawne, biznesowe, podatkowe, księgowe lub organizacyjne podjęte przez Klienta,
• nieprawidłową konfigurację uprawnień przez Klienta,
• utratę dostępu wynikającą z naruszenia zasad bezpieczeństwa przez Użytkownika,
• działanie usług zewnętrznych,
• awarie Internetu, urządzeń Klienta lub oprogramowania Klienta,
• szkody wynikające z siły wyższej,
• skutki użycia BK niezgodnie z Regulaminem, Umową lub przeznaczeniem.

Jeżeli Klient jest przedsiębiorcą, odpowiedzialność Usługodawcy może być ograniczona zgodnie z Umową, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

18. Rozwiązanie Umowy i zakończenie korzystania z Usługi

Warunki wypowiedzenia Umowy, okres wypowiedzenia, skutki zakończenia współpracy oraz zasady rozliczeń określa Umowa, oferta, zamówienie albo cennik.

Po zakończeniu Umowy Klient powinien wyeksportować Dane Klienta w terminie określonym w Umowie lub dokumentacji.

Po upływie okresu przewidzianego na eksport danych Usługodawca może usunąć, zablokować, zanonimizować albo archiwizować Dane Klienta zgodnie z Umową, Polityką prywatności, umową powierzenia i obowiązującymi przepisami prawa.

Usługodawca może rozwiązać Umowę albo zawiesić świadczenie Usługi ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu, działania na szkodę Usługodawcy, naruszenia bezpieczeństwa, nielegalnego korzystania z BK albo istotnego opóźnienia w płatności, po uprzednim wezwaniu, chyba że natychmiastowe działanie jest konieczne ze względów bezpieczeństwa lub prawa.

19. Reklamacje

Reklamacje dotyczące działania BK można zgłaszać przez formularz kontaktowy dostępny na stronie bezpiecznakancelaria.pl/contact, który trafia do naszego systemu obsługi zgłoszeń.

Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać:

• dane Klienta lub Użytkownika,
• opis problemu,
• datę i okoliczności wystąpienia problemu,
• oczekiwany sposób rozpatrzenia reklamacji,
• dane kontaktowe osoby zgłaszającej.

Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych od dnia ich otrzymania. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin może zostać wydłużony, o czym Usługodawca poinformuje zgłaszającego.

Odpowiedź na reklamację zostanie przesłana na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu albo przypisany do konta.

20. Zmiany Regulaminu

Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa,
• zmiany funkcji BK,
• zmiany technologii,
• zmiany zasad bezpieczeństwa,
• zmiany modelu świadczenia Usługi,
• konieczności doprecyzowania postanowień,
• zmiany danych Usługodawcy.

O istotnych zmianach Regulaminu Usługodawca poinformuje Klienta lub Użytkowników z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, chyba że krótszy termin jest wymagany ze względów prawnych, bezpieczeństwa lub technicznych.

Jeżeli Klient nie akceptuje zmian Regulaminu, może wypowiedzieć Umowę na zasadach określonych w Umowie.

21. Prawo właściwe i spory

Prawem właściwym dla Regulaminu i Umowy jest prawo polskie.

Spory wynikające z Regulaminu lub Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, o ile Klient nie jest konsumentem albo przedsiębiorcą korzystającym z ochrony właściwej dla konsumenta, a bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.

22. Postanowienia końcowe

Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji.

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają Umowa, Polityka prywatności, umowa powierzenia przetwarzania danych, dokumentacja BK oraz obowiązujące przepisy prawa.

Jeżeli jakiekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.