Bezpieczna Kancelaria powstała z problemu przekazania kancelarii około ośmiu lat rozproszonej historii jednej sprawy.
Pierwszym pomysłem było stworzenie jednego bezpiecznego miejsca, w którym klient i prawnik mogą pracować na tych samych materiałach.
Z czasem pomysł rozwinął się w środowisko łączące sprawy, dokumenty, rozmowy, kalendarz, czas pracy, rozliczenia i sztuczną inteligencję.
Celem nie jest zastąpienie prawnika, lecz zbudowanie systemu nerwowego kancelarii, który pamięta, porządkuje, łączy informacje, przygotowuje i ostrzega.
Wszystko zaczęło się od jednej sprawy
Pomysł na Bezpieczną Kancelarię nie powstał podczas spotkania produktowego ani analizy rynku oprogramowania dla prawników.
Powstał z mojego własnego doświadczenia jako klienta kancelarii.
Miałem problem prawny, który nie pojawił się z dnia na dzień. Sprawa rozwijała się przez wiele lat. Kolejne wydarzenia nakładały się na wcześniejsze, dochodziły nowe dokumenty, rozmowy, wiadomości, zdjęcia, nagrania i kolejne elementy całej historii.
W pewnym momencie zadzwoniłem do swojej pani mecenas. Przez wiele minut opowiadałem jej, czego dotyczy sprawa. Próbowałem przedstawić kontekst, wyjaśnić, od czego wszystko się zaczęło, co wydarzyło się później i dlaczego po tylu latach doszliśmy właśnie do tego miejsca.
Tylko że moja sprawa miała wtedy już około ośmiu lat historii. Nie dało się jej naprawdę opowiedzieć podczas jednej rozmowy telefonicznej.
Po rozmowie pani mecenas poprosiła mnie o przesłanie materiałów. I wtedy zobaczyłem problem w całej jego skali.
Jak właściwie przesłać osiem lat historii?
Nie miałem jednego dokumentu. Miałem ich mnóstwo.
- PDF-y
- korespondencję
- zrzuty ekranu
- zdjęcia
- nagrania audio
- materiały wideo
Część dokumentów była bardzo istotna. Inne miały znaczenie dopiero wtedy, kiedy zestawiło się je z czymś, co wydarzyło się kilka miesięcy albo kilka lat wcześniej.
I nagle pojawiło się pozornie proste pytanie: jak mam to wszystko przekazać kancelarii?
Wysłać kilkadziesiąt załączników mailem? Podzielić je na kilka wiadomości? Opisać ręcznie, czego dotyczy każdy plik? A może wysłać wszystko i liczyć na to, że ktoś po drugiej stronie sam odtworzy całą historię?
Wtedy dotarło do mnie jeszcze coś. Dla mnie ta sprawa była niezwykle ważna. Znałem każdy jej szczegół, ponieważ żyłem z nią przez lata. Ale pani mecenas nie prowadziła przecież tylko mojej sprawy. Miała wielu innych klientów, inne postępowania, terminy, dokumenty i rozmowy.
Ja miałem w głowie osiem lat jednej historii. Ona musiała w stosunkowo krótkim czasie wejść w tę historię, zrozumieć ją i oddzielić rzeczy istotne od tych, które nie miały znaczenia.
A gdyby zamiast wysyłać to wszystko mailem, stworzyć jedno bezpieczne miejsce, w którym cała sprawa mogłaby po prostu żyć?
Jedno miejsce to jednak za mało
Na początku pomysł był prosty. Zbudujmy miejsce, do którego klient może przekazać dokumenty. Wszystko będzie uporządkowane. Nic nie zginie w skrzynce pocztowej. Nie trzeba będzie zastanawiać się, na który adres wysłano konkretny dokument. Prawnik i klient będą patrzeć na tę samą sprawę.
Ale bardzo szybko stało się jasne, że samo przechowywanie plików nie rozwiązuje najważniejszego problemu.
Bo jeśli wrzucimy sto dokumentów do jednego folderu, nadal mamy sto dokumentów.
Problem nie polega wyłącznie na tym, gdzie znajdują się informacje. Problem polega na tym, jak zrozumieć ich znaczenie i wzajemne relacje.
Który dokument był pierwszy? Co wydarzyło się później? Które materiały dotyczą tego samego zdarzenia? Co z nich wynika? W których miejscach stanowiska stron są ze sobą sprzeczne? Jakie pytania pozostają bez odpowiedzi? Co powinien przeczytać prawnik przed kolejną rozmową?
Tutaj prosty pomysł na repozytorium dokumentów zaczął zmieniać się w coś znacznie większego.
A gdyby system znał tę sprawę?
W tym samym czasie niezwykle szybko rozwijały się modele językowe. I pojawiło się kolejne pytanie.
Skoro człowiek może przeczytać te dokumenty i próbować odtworzyć z nich historię, to czy system nie mógłby mu w tym pomóc?
Nie podejmować za prawnika decyzji. Nie zastępować jego wiedzy. Ale przeczytać materiały, uporządkować je, streścić, pomóc stworzyć chronologię, wskazać powiązania, przygotować najważniejsze informacje przed spotkaniem, pomóc odnaleźć dokument, którego człowiek nie pamięta już z nazwy, zestawić ze sobą stanowiska stron i pomóc przygotować propozycję odpowiedzi.
I przede wszystkim: pamiętać.
Wtedy zrozumieliśmy, że nie chcemy budować kolejnego miejsca do przechowywania dokumentów. Chcemy zbudować system, który zaczyna rozumieć kontekst kancelarii.
Od jednej sprawy do całej kancelarii
Moja sprawa była tylko jednym przykładem. Jeżeli ten problem istnieje w jednej sprawie, to w kancelarii występuje jednocześnie dziesiątki albo setki razy.
Każdy klient ma własną historię. Każda sprawa ma dokumenty, korespondencję, spotkania, terminy, notatki, rozmowy telefoniczne, nagrania, czas pracy, faktury i osoby odpowiedzialne za poszczególne działania.
I właśnie wtedy pojawiła się metafora, która bardzo dobrze opisuje kierunek całego projektu.
Budujemy system nerwowy kancelarii.
Nie kolejną bazę danych. Nie kolejny CRM. Nie kolejny kalendarz. Nie chatbota dołączonego do programu tylko dlatego, że sztuczna inteligencja stała się popularna.
System nerwowy. Środowisko, które łączy informacje znajdujące się dotąd w różnych miejscach i pozwala im zacząć ze sobą współpracować.
Dokumenty, kalendarz, poczta, nagrania, rozliczenia i AI działają obok siebie, a człowiek musi pamiętać, jak połączyć informacje między nimi.
Informacje tworzą wspólny kontekst. System może je łączyć, pamiętać i udostępniać człowiekowi wtedy, kiedy są naprawdę potrzebne.
Sprawa jako jedna z odnóg systemu nerwowego
W tej metaforze każda sprawa jest jedną z odnóg większego systemu. Ma własną historię, uczestników, dokumenty, spotkania, rozmowy, terminy, decyzje i własny kontekst.
Ale nie istnieje w próżni. Jest częścią kancelarii.
Jeżeli prawnik otwiera sprawę, system powinien wiedzieć, czego ona dotyczy. Jeżeli za chwilę ma spotkanie z klientem, powinien móc szybko przypomnieć mu wcześniejsze ustalenia. Jeżeli pojawia się nowy dokument, nie powinien być tylko kolejnym plikiem zapisanym na dysku. Powinien stać się częścią historii.
Jeżeli podczas spotkania powstaje nagranie, zawarta w nim wiedza nie powinna zniknąć po zakończeniu rozmowy. Jeżeli wykonano pracę dla klienta, informacja o niej powinna móc naturalnie przejść dalej do rozliczenia.
Dzisiaj te rzeczy bardzo często funkcjonują jako osobne światy. My chcemy je połączyć.
Człowiek nie powinien być integracją między programami
To jedna z najważniejszych zasad, do których doszliśmy podczas projektowania systemu.
Współczesna kancelaria ma już technologię. Ma pocztę, kalendarz, dyski, program do faktur, komunikatory, system informacji prawnej, czasem program do zarządzania sprawami, a coraz częściej również kilka narzędzi AI.
Problem polega na tym, że bardzo często to człowiek musi być elementem, który łączy je wszystkie ze sobą.
Prawnik dostaje dokument mailem. Pobiera go. Zapisuje w odpowiednim folderze. Zapamiętuje, którego klienta dotyczył. Przekazuje informację współpracownikowi. Wpisuje termin do kalendarza. Po spotkaniu tworzy notatkę. Osobno rejestruje czas. Później ktoś jeszcze musi wystawić fakturę.
Technologia istnieje na każdym etapie tego procesu. A mimo to cały proces nadal trzyma się dlatego, że człowiek pamięta, co trzeba zrobić dalej.
Chcemy odwrócić tę relację. Człowiek nie powinien być integracją między programami.
System powinien pamiętać
Prawnik powinien wykorzystywać swoją uwagę tam, gdzie rzeczywiście jest potrzebna: do analizy, oceny ryzyka, budowania argumentacji, rozmowy z klientem, negocjacji i podejmowania decyzji.
Nie do pamiętania, w którym katalogu został zapisany plik przesłany siedem miesięcy wcześniej. Nie do przekopywania skrzynki pocztowej przed spotkaniem. Nie do zastanawiania się po kilku godzinach pracy, czy został uruchomiony timer. Nie do ręcznego odtwarzania historii sprawy na podstawie kilkudziesięciu wiadomości.
Jeżeli system posiada już informację, powinien umieć wykorzystać ją wtedy, kiedy użytkownik jej potrzebuje.
Bezpieczna Kancelaria ma pamiętać razem z prawnikiem. A z czasem również pomagać mu dostrzegać to, o czym człowiek mógł zapomnieć.
AI jest częścią systemu, a nie dodatkiem do niego
To również odróżnia nasze podejście od prostego dodania okna rozmowy z modelem językowym.
Sam model AI nie zna kancelarii. Nie wie, kim jest klient. Nie zna historii sprawy. Nie wie, który dokument jest ważny. Nie pamięta wcześniejszego spotkania. Nie rozumie struktury organizacji.
Dopiero cały system może przygotować mu właściwy kontekst.
Dlatego w naszej wizji sztuczna inteligencja nie jest osobnym produktem stojącym obok kancelarii. Jest elementem jej systemu nerwowego.
Może otrzymać właściwe informacje z konkretnej sprawy, pomóc je przeanalizować i zwrócić rezultat dokładnie tam, gdzie jest on potrzebny.
Dla użytkownika efekt może być prosty: system mnie zna. Wie, z kim mam spotkanie. Wie, czego dotyczy sprawa. Wie, jakie dokumenty już mamy. Potrafi przypomnieć mi wcześniejsze ustalenia. Potrafi pomóc przygotować się do rozmowy.
To system kontroluje AI, a nie AI system. Sztuczna inteligencja ma wspierać prawnika, a nie odbierać mu kontrolę.
Dlatego Portal Klienta nie jest tylko portalem
Z tego samego sposobu myślenia wynikają kolejne elementy Bezpiecznej Kancelarii.
Portal Klienta nie powstał po to, żeby klient otrzymał jeszcze jedno miejsce do logowania. Powstał dlatego, że historia sprawy nie powinna powstawać przypadkiem w kilku skrzynkach pocztowych.
Klient powinien mieć jedno miejsce, w którym może przekazać materiały dotyczące konkretnej sprawy: PDF, zdjęcie, zrzut ekranu, nagranie, film czy dokument. A kancelaria powinna otrzymać te materiały od razu we właściwym kontekście.
Dokładnie ten problem był początkiem całego projektu.
Dlatego nagranie nie powinno być tylko plikiem audio
Podobnie patrzymy na rozmowy. Podczas spotkań pada ogromna liczba informacji. Klient opisuje wydarzenia. Prawnik zadaje pytania. Pojawiają się ustalenia, terminy, zadania i nowe fakty.
A później spotkanie się kończy. Jeżeli jego rezultat pozostaje wyłącznie w pamięci uczestników albo w pliku audio, ogromna część wartości zostaje utracona.
Dlatego rozwijamy VOXLEX. Nie interesował nas po prostu dyktafon. Interesowało nas pytanie: jak sprawić, żeby rozmowa stała się częścią pamięci kancelarii?
Dlatego kalendarz nie jest tylko kalendarzem
To samo dotyczy wydarzenia zapisanego na konkretną godzinę.
W zwykłym kalendarzu widzimy spotkanie z klientem o określonej godzinie. Dla systemu nerwowego kancelarii to znacznie więcej.
Kim jest klient? Jakiej sprawy dotyczy rozmowa? Kiedy ostatnio się spotkaliśmy? O czym wtedy rozmawialiśmy? Jakie dokumenty pojawiły się od tego czasu? Czy przed spotkaniem jest coś, na co prawnik powinien zwrócić uwagę?
Kalendarz przestaje być więc osobnym narzędziem. Staje się jednym ze źródeł kontekstu.
System nie powinien tylko czekać
Z czasem pojawił się kolejny element naszej wizji. Większość tradycyjnego oprogramowania jest pasywna. Czeka na użytkownika. Dopóki człowiek nie wejdzie do programu i czegoś nie sprawdzi, nic się nie wydarzy.
Ale system, który posiada kontekst, może działać inaczej. Może przygotować informacje przed spotkaniem. Może przypomnieć. Może zwrócić uwagę na brak. Może zauważyć nieprawidłowość. Może monitorować własne działanie.
Dlatego rozwijamy również mechanizmy, które całodobowo obserwują system i alarmują, kiedy pojawia się coś niepokojącego.
Nie chcemy czekać, aż klient zauważy problem i zadzwoni. Chcemy wiedzieć o nim wcześniej.
System nerwowy nie tylko przechowuje informacje. Odbiera sygnały i reaguje.
A wszystko musi być bezpieczne
Jest jeszcze jeden powód, dla którego nie wystarczy połączyć kilku istniejących aplikacji. Kancelaria pracuje na informacjach, których nie można traktować jak zwykłych danych biznesowych.
- dokumenty
- historie klientów
- strategie procesowe
- nagrania
- korespondencja
- informacje objęte tajemnicą zawodową
Dlatego bezpieczeństwo nie może być dodatkową funkcją produktu. Nie może być zakładką w ustawieniach. Musi wynikać z tego, jak cały system jest zaprojektowany.
Dotyczy to sposobu przekazywania dokumentów, dostępu do spraw, integracji, pracy AI, pomocy technicznej, przechowywania informacji i monitorowania infrastruktury.
Nazwa Bezpieczna Kancelaria nie ma być hasłem marketingowym. Ma być zasadą projektową.
Nie budujemy listy funkcji
To bardzo ważne również dla nas samych. Bezpieczna Kancelaria będzie rozwijała się przez lata. Pojawią się nowe możliwości, integracje, modele AI, urządzenia i pomysły.
Dlatego potrzebujemy zasady, która pozwoli nam zdecydować, co do tego systemu pasuje, a co jest tylko kolejną funkcją, którą technicznie potrafimy zbudować.
- Czy zdejmujemy z użytkownika coś, o czym dzisiaj musi pamiętać?
- Czy łączymy informacje, które wcześniej były od siebie odseparowane?
- Czy pomagamy zachować kontekst?
- Czy możemy usunąć jakiś krok zamiast dodawać kolejny?
- Czy system może przygotować coś wcześniej?
- Czy człowiek nadal zachowuje kontrolę nad decyzją?
- Czy rozwiązanie jest zgodne z naszym podejściem do bezpieczeństwa?
Jeżeli odpowiedź brzmi tak, prawdopodobnie dokładamy kolejny element systemu nerwowego kancelarii.
Jeżeli dokładamy jedynie następny ekran albo następną funkcję, powinniśmy jeszcze raz zastanowić się, po co właściwie ją tworzymy.
Nie chcemy stworzyć najbardziej rozbudowanego programu dla prawników
Chcemy czegoś innego.
Chcemy stworzyć najbardziej spójne środowisko pracy kancelarii.
Takie, w którym dokument nie jest tylko plikiem. Spotkanie nie jest tylko wydarzeniem w kalendarzu. Nagranie nie jest tylko plikiem audio. Klient nie jest tylko rekordem w bazie. A sztuczna inteligencja nie jest tylko oknem, do którego można wpisać pytanie.
Wszystkie te elementy mają tworzyć wspólny kontekst. Wiedzę kancelarii. Jej pamięć. I w końcu jej system nerwowy.
Od jednej rozmowy do znacznie większej idei
Kiedy wracam do rozmowy, od której wszystko się zaczęło, widzę, że pierwotny problem był banalnie prosty.
Miałem bardzo dużo materiałów dotyczących jednej wieloletniej sprawy i chciałem przekazać je swojej pani mecenas w sposób, który nie będzie chaosem.
Mogłem wysłać kolejne maile. Mogłem utworzyć folder. Mogłem próbować wszystko ręcznie opisać.
Zamiast tego pojawiło się pytanie: czy nie da się zrobić tego lepiej?
To pytanie uruchomiło kolejne.
- A gdyby dokumenty miały kontekst?
- A gdyby system znał historię sprawy?
- A gdyby potrafił ją streścić?
- A gdyby przed rozmową przygotowywał najważniejsze informacje?
- A gdyby rozmowy również stawały się częścią wiedzy?
- A gdyby kalendarz, dokumenty, klient, czas pracy, rozliczenia i komunikacja nie były osobnymi światami?
- A gdyby system nie tylko przechowywał informacje, ale również pomagał kancelarii z nich korzystać?
W pewnym momencie przestaliśmy już mówić o repozytorium dokumentów. Zaczęliśmy mówić o czymś znacznie większym.
Budujemy system nerwowy kancelarii
Dzisiaj właśnie tak rozumiemy Bezpieczną Kancelarię.
Jako system, który zna strukturę kancelarii. Łączy klientów ze sprawami. Sprawy z dokumentami. Dokumenty z rozmowami. Rozmowy ze spotkaniami. Spotkania z czasem pracy. A wszystkie te informacje z człowiekiem, który w konkretnym momencie ich potrzebuje.
System, który pamięta. Porządkuje. Łączy. Przygotowuje. Ostrzega. Pilnuje. Ale nie odbiera prawnikowi kontroli.
Naszą ambicją nie jest zastąpienie prawnika sztuczną inteligencją. Jest nią stworzenie technologii, dzięki której prawnik może poświęcić mniej uwagi obsłudze systemów, a więcej temu, w czym naprawdę potrzebny jest człowiek: wiedzy, doświadczeniu, ocenie sytuacji i odpowiedzialności.
Nie budujemy kolejnego programu dla kancelarii. Budujemy jej system nerwowy.