Program do obsługi kancelarii organizuje sprawy, a nie kontakty, i to odróżnia go od CRM-a.
W polskich realiach o użyteczności przesądzają trzy rzeczy: terminy procesowe, Portal Informacyjny i e-Doręczenia.
Dostawca zwykle może odczytać treść Twoich akt, a to pytanie zadaje się przed podpisaniem umowy, nie po.
Największym kosztem wdrożenia nie jest abonament, tylko przeniesienie spraw, które już trwają.
Czym właściwie jest program do obsługi kancelarii
Nazwa jest myląca, bo obejmuje trzy różne rodzaje narzędzi, które łatwo pomylić przy pierwszym rozeznaniu.
System informacji prawnej, czyli LEX albo Legalis, daje dostęp do przepisów, orzecznictwa i komentarzy. Nie prowadzi Twoich spraw i nie wie, komu upływa termin. To biblioteka, nie warsztat.
Zwykły CRM pilnuje relacji z klientem: kontaktów, ofert, lejka sprzedaży. Zna klienta, ale nie zna sprawy. Różnicę rozwinęliśmy w tekście o tym, jak wybrać CRM dla kancelarii prawnej.
Program do obsługi kancelarii stoi pośrodku, a jego jednostką podstawową jest sprawa, nie klient ani dokument. Wokół sprawy gromadzi dokumenty, korespondencję, terminy, czynności, czas pracy i rozliczenia.
Jeden klient może mieć pięć spraw, a jedna sprawa pięciu uczestników. Jeżeli system nie potrafi tego zapisać bez sztuczek, wszystko inne jest już tylko kwestią tego, jak długo da się z tym wytrzymać.
To rozróżnienie brzmi akademicko, dopóki nie trafi się na narzędzie, które go nie robi. Wtedy okazuje się, że nie da się prowadzić dwóch spraw tego samego klienta bez mieszania akt, a termin na apelację wisi w kalendarzu bez związku z aktami, których dotyczy.
Ile tego jest na rynku
Raport „Programy do zarządzania kancelarią prawną”, przygotowany na zlecenie Komisji Wspierania Rozwoju Zawodowego Krajowej Rady Radców Prawnych, zidentyfikował co najmniej dwadzieścia pięć programów do zarządzania kancelarią dostępnych w Polsce. Autorzy zastrzegli wprost, że nie jest to ranking ani analiza porównawcza i że nie zawiera rekomendacji konkretnych rozwiązań.
To zastrzeżenie dobrze opisuje stan rynku. Nie ma jednego najlepszego programu dla kancelarii, jest dopasowanie albo jego brak.
Oprogramowanie dla kancelarii a zwykły CRM
Kancelarie regularnie próbują pracować na uniwersalnych narzędziach i regularnie odbijają się od tych samych trzech ścian.
Jednostką jest kontakt. Pilnuje relacji z klientem, ofert i lejka sprzedaży. Termin jest dla niego wydarzeniem w kalendarzu, a dokument załącznikiem do kontaktu.
Jednostką jest sprawa. Wokół niej stoją akta z historią, terminy z podstawą prawną, czynności i rozliczenia. Dokument wie, kiedy wpłynął, od kogo i w odpowiedzi na co.
Trzy ściany, o które odbija się uniwersalne narzędzie, warto nazwać po kolei.
Termin procesowy to nie jest wydarzenie w kalendarzu
Wydarzenie ma datę i godzinę. Termin procesowy ma podstawę prawną, bieg liczony od zdarzenia, skutek uchybienia i często zależność od innego terminu. Kalendarz Google zapisze „apelacja”, ale nie policzy czternastu dni od doręczenia i nie ostrzeże, że dzień wypada w sobotę.
Akta mają historię, nie tylko zawartość
W sprawie sądowej liczy się nie tylko to, jaki jest dokument, ale kiedy wpłynął, od kogo, w odpowiedzi na co i co z niego wynikło. Dysk w chmurze przechowa plik. Nie powie, że to pismo procesowe drugiej strony z 12 marca w odpowiedzi na Twój wniosek dowodowy.
Tajemnica zawodowa to obowiązek, nie preferencja
Zwykły CRM projektuje się przy założeniu, że dane klienta są wrażliwe. Akta kancelarii są czymś więcej. Adwokat i radca prawny mają ustawowy obowiązek zachowania w tajemnicy wszystkiego, o czym dowiedzieli się w związku z udzielaniem pomocy prawnej.
Pięć pytań przed obejrzeniem demo
Prezentacja każdego systemu wygląda dobrze, bo prowadzi ją ktoś, kto zna go na pamięć. Odpowiedzi na te pytania warto mieć spisane, zanim zobaczysz pierwsze demo. Inaczej ocenia się wrażenie, a nie dopasowanie.
- Ile osób naprawdę będzie wprowadzać dane, a nie ile pracuje w kancelarii
- Jakie sprawy prowadzicie: procesowe, transakcyjne czy stała obsługa
- Czego nie oddacie: kalendarza, poczty, podpisu elektronicznego, księgowości
- Kto przepisze sprawy, które już trwają, i w jakim czasie
- W jakim formacie odzyskacie dane, gdy zechcecie odejść
Każde z nich zawęża rynek szybciej niż godzina czytania stron produktowych, ale dwa są ważniejsze od pozostałych.
Pytanie o sprawy w toku najczęściej wywraca wdrożenie. Nowe sprawy zakłada się łatwo. Trzysta spraw w toku trzeba gdzieś przepisać, a to praca na tygodnie. Zapytaj dostawcę wprost, co potrafi zaimportować i w jakim formacie, zanim policzysz sobie oszczędność czasu.
Pytanie o eksport danych zadaje się przed podpisaniem umowy, a nie przy jej wypowiadaniu. Dostawca, który nie ma na nie gotowej odpowiedzi, mówi Ci coś ważnego o tym, jak myśli o Twojej własności.
Co program dla kancelarii musi umieć w polskich realiach
To jest część, której nie znajdziesz w zagranicznych porównywarkach, a która w Polsce przesądza o użyteczności.
Portal Informacyjny Sądów Powszechnych
Dla kancelarii procesowej to dziś najważniejsza integracja, jaką system może mieć. Portal jest miejscem, w którym pełnomocnik widzi stan sprawy, terminy posiedzeń, doręczenia i e-protokoły.
System, który się z nim łączy, zaciąga terminy posiedzeń do kalendarza i pisma do akt sprawy. System, który się nie łączy, zostawia ręczne przeklejanie z drugiego okna i wszystkie błędy, jakie się przy tym robi.
Znaczenie tej integracji rośnie, bo procedura cywilna przesuwa wnoszenie części pism procesowych do Portalu. Harmonogram bywał zmieniany, więc warto sprawdzić aktualne brzmienie przepisów zamiast polegać na dacie zasłyszanej rok temu.
Terminy procesowe, nie zwykły kalendarz
Pytanie kontrolne na demo jest jedno: czy system policzy termin od daty doręczenia, czy trzeba go wpisać ręcznie. Odpowiedź rozdziela narzędzia dla prawników od narzędzi ogólnych przebranych za prawnicze.
Drugie pytanie dotyczy tego, co się dzieje, gdy termin wypada w sobotę, niedzielę albo dzień ustawowo wolny. Trzecie: czy ktoś poza prowadzącym widzi, że termin się zbliża, bo urlop i choroba zdarzają się także adwokatom. Jak takie terminy powinny działać, rozwinęliśmy w tekście o kalendarzu dla prawnika.
e-Doręczenia
Adwokaci, radcowie prawni i notariusze zostali objęci obowiązkiem posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wcześniej niż większość przedsiębiorców.
Praktyczne pytanie do dostawcy nie brzmi „czy obsługujecie e-Doręczenia”. Brzmi: co się dzieje z pismem, które przyszło na skrzynkę. Czy trafia do akt właściwej sprawy i czy uruchamia liczenie terminu.
KSeF i rozliczenia
Krajowy System e-Faktur zmienia sposób, w jaki kancelaria wystawia faktury. Jeśli system do prowadzenia kancelarii ma sens, to dlatego, że rachunek powstaje z zarejestrowanego czasu pracy i wydatków w sprawie, a nie z przepisywania danych do osobnego programu.
Nagrania, dyktowanie i praca z klientem
Trzy obszary, w których oprogramowanie dla kancelarii różni się dziś najbardziej, bo jeszcze kilka lat temu nie było ich w ogóle.
Nagranie i transkrypcja: rozmowa z klientem, notatka po posiedzeniu, dyktowanie pisma w drodze. Pytanie brzmi, czy nagranie ląduje w aktach właściwej sprawy i czy transkrypcja powstaje sama, czy trzeba ją zlecać osobno. Opisaliśmy to w tekście o dyktafonie dla prawnika i transkrypcji.
Wspólna praca nad dokumentem z klientem: wersjonowanie, komentarze, kontrola tego, kto co widzi. Alternatywą jest wymiana załączników mailem, która kończy się pytaniem, która wersja jest ostatnia. Więcej w tekście o portalu klienta dla kancelarii.
Ewidencja czasu pracy: nie chodzi o kontrolę zespołu, tylko o to, żeby rachunek powstawał z zapisanych czynności, a nie z pamięci pod koniec miesiąca.
System do zarządzania kancelarią a tajemnica zawodowa
Tu zaczyna się część, o której dostawcy mówią najmniej, a która powinna decydować.
Naczelna Rada Adwokacka w swoich zaleceniach dotyczących bezpieczeństwa wskazuje, by dane przechowywane w chmurze były dodatkowo szyfrowane w sposób uniemożliwiający dostawcy usługi poznanie ich treści. To inny wymóg niż „dane są bezpieczne” i inny niż „mamy certyfikat”.
- Kto po Waszej stronie może odczytać treść moich akt, nie kto ma dostęp do serwera, tylko kto przeczyta dokument
- Gdzie fizycznie leżą dane i kto jest podwykonawcą
- Co dzieje się z treścią dokumentu poza samym plikiem: tekstem z rozpoznawania, indeksem wyszukiwania, streszczeniem
- Czy funkcje sztucznej inteligencji wysyłają treść akt na zewnątrz i czy dostawca modelu może jej użyć do trenowania
Dokument wrzucony do systemu rzadko zostaje jednym plikiem. Jest rozpoznawany tekstowo, indeksowany do wyszukiwania, czasem streszczany. Każda z tych kopii to ta sama tajemnica zawodowa i każda musi być chroniona tak samo jak oryginał. To pytanie zadaje się najrzadziej, a odsłania najwięcej.
Czwarte pytanie rozwinęliśmy osobno w tekście o tym, dlaczego akta sprawy nie powinny trafiać do publicznego czatu AI.
W Bezpiecznej Kancelarii odpowiedź na pierwsze pytanie brzmi: nie możemy. Treść akt, łącznie z tekstem rozpoznanym z dokumentów i transkrypcjami nagrań, jest szyfrowana kluczem kancelarii, więc jako dostawca nie mamy technicznej możliwości jej odczytania. Jak to działa, opisaliśmy w tekście o zero knowledge dla kancelarii. Nie znamy innego polskiego systemu dla kancelarii, który by to robił, i chętnie się dowiemy, jeśli się mylimy.
Ile kosztuje wdrożenie. W czasie, nie w złotówkach
Cena abonamentu jest najłatwiejsza do porównania i najmniej istotna. Prawdziwy koszt liczy się w godzinach, których nie spędzisz na pracy dla klientów.
Konfiguracja
Pół dnia do dwóch dni
Ile system pozwala ustawić
Przeniesienie spraw w toku
Tygodnie przy trzystu sprawach
Co da się zaimportować, i to jest główny koszt
Nauczenie zespołu
Dwie do czterech godzin na osobę
Plus miesiąc niepełnej wydajności
Zwrot z wdrożenia
Trzy do sześciu miesięcy
Wcześniej widać porządek, nie oszczędność
Dostawca, który obiecuje efekt w tydzień, opisuje demo, a nie wdrożenie.
Pięć błędów przy wyborze programu dla kancelarii
- Wybór z polecenia bez sprawdzenia dopasowania: to, co działa w kancelarii frankowej, niekoniecznie sprawdzi się w karnej
- Ocenianie po liczbie funkcji: dłuższa lista znaczy więcej rzeczy do skonfigurowania, nie lepiej
- Pominięcie szkolenia: nieprzeszkolony zespół używa jednej dziesiątej systemu i słusznie uważa to za stratę czasu
- Wdrażanie przy okazji, między sprawami: kończy się połową danych w starym miejscu i połową w nowym
- Niesprawdzenie, jak odzyskać dane przy odejściu
Programy dla kancelarii prawnych dostępne na rynku
Nie zrobimy tu rankingu, bo bylibyśmy sędzią we własnej sprawie. Warto natomiast wiedzieć, jak rynek się dzieli, bo to zawęża poszukiwania szybciej niż czytanie dwudziestu pięciu stron produktowych.
Rozwiązania dużych wydawnictw prawniczych wychodzą od systemu informacji prawnej i dokładają zarządzanie kancelarią. Mocne tam, gdzie liczy się integracja z bazą przepisów i orzecznictwa.
Wyspecjalizowani dostawcy oprogramowania dla kancelarii to grupa najliczniejsza i najbardziej zróżnicowana. Różnią się wiekiem, podejściem do chmury i tym, czy system powstawał z prawnikami, czy dla prawników.
Uniwersalne systemy w wersji dla prawników to narzędzia zagraniczne albo branżowo neutralne z dodanym modułem prawnym. Zwykle dopracowane, zwykle bez integracji z polskimi sądami.
Osobno stoi rozwiązanie samorządu zawodowego. Naczelna Rada Adwokacka udostępnia adwokatom Cyfrową Kancelarię, aplikację przygotowaną we współpracy z Wolters Kluwer Polska, w cenie kilkunastu złotych miesięcznie. Ma sprawy, korespondencję, kontakty, zadania, faktury z KSeF, kalendarz i integrację z Portalem Informacyjnym. Nie ma asystenta AI, transkrypcji nagrań ani portalu klienta.
Piszemy o niej wprost, choć jesteśmy konkurencją, bo każdy adwokat i tak ją znajdzie. Dla jednoosobowej praktyki, która potrzebuje uporządkować sprawy i terminy, to rozsądny punkt wyjścia. Pytanie o system pełniejszy zaczyna się tam, gdzie kończą się jej funkcje.