Ta klauzula dotyczy danych osobowych przetwarzanych przez Aurea Enterprises sp. z o.o. jako administratora danych, w szczególności w związku z rejestracją konta, kontaktem, zawarciem umowy, obsługą klienta, rozliczeniami, bezpieczeństwem i korzystaniem ze strony internetowej lub aplikacji Bezpieczna Kancelaria.
Jeżeli Twoje dane znajdują się w dokumentach, aktach spraw, nagraniach, transkrypcjach lub innych materiałach wprowadzonych do Bezpiecznej Kancelarii przez kancelarię albo innego klienta, administratorem tych danych jest co do zasady ten klient, a Aurea Enterprises sp. z o.o. działa jako podmiot przetwarzający dane na jego zlecenie.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
Aurea Enterprises sp. z o.o., ul. Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa, NIP: 9591956107, KRS: 0000510950, REGON: 260773108.
Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: privacy@bezpiecznakancelaria.pl.
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych - kontakt w sprawach ochrony danych odbywa się przez adres wskazany powyżej.
2. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach:
Utworzenie i obsługa konta
Przetwarzamy dane w celu utworzenia konta, uwierzytelnienia użytkownika, zarządzania sesją, rolami, uprawnieniami i dostępem do Organizacji.
Podstawa prawna: wykonanie umowy albo działania przed jej zawarciem, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Świadczenie usługi Bezpieczna Kancelaria
Przetwarzamy dane w celu świadczenia usługi, utrzymania aplikacji, obsługi funkcji systemu, integracji, powiadomień, ustawień użytkownika i komunikacji systemowej.
Podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Kontakt i obsługa zapytań
Przetwarzamy dane w celu odpowiedzi na wiadomości, obsługi formularzy, prowadzenia korespondencji, przygotowania oferty i obsługi zgłoszeń.
Podstawa prawna: nasz uzasadniony interes polegający na obsłudze kontaktu, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, albo działania przed zawarciem umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Support i obsługa techniczna
Przetwarzamy dane w celu obsługi zgłoszeń technicznych, diagnozy problemów, komunikacji z użytkownikiem i poprawy działania usługi.
Podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, albo nasz uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Rozliczenia i obowiązki księgowe
Przetwarzamy dane w celu wystawiania faktur, prowadzenia księgowości, obsługi płatności i realizacji obowiązków podatkowych.
Podstawa prawna: obowiązek prawny ciążący na administratorze, art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Bezpieczeństwo
Przetwarzamy dane techniczne, logi i informacje o zdarzeniach w celu zapewnienia bezpieczeństwa aplikacji, wykrywania nadużyć, ochrony przed nieuprawnionym dostępem, prowadzenia audytu i obsługi incydentów.
Podstawa prawna: nasz uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Rozwój i poprawa jakości usługi
Przetwarzamy ograniczone dane techniczne i diagnostyczne w celu poprawy działania, stabilności, wydajności, użyteczności i bezpieczeństwa BK.
Podstawa prawna: nasz uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Marketing własny
Możemy przetwarzać dane kontaktowe w celu informowania o naszych usługach, nowościach i ofertach, o ile jest to dozwolone przepisami prawa.
Podstawa prawna: nasz uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadkach wymagających zgody - zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Dochodzenie i obrona roszczeń
Możemy przetwarzać dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Podstawa prawna: nasz uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
3. Kategorie przetwarzanych danych
Możemy przetwarzać następujące kategorie danych:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- nazwa organizacji lub kancelarii,
- stanowisko lub rola,
- dane logowania i identyfikatory konta,
- informacje o uprawnieniach,
- dane rozliczeniowe,
- dane kontaktowe,
- treść korespondencji,
- dane techniczne urządzenia i przeglądarki,
- adres IP,
- identyfikatory sesji,
- logi bezpieczeństwa,
- dane dotyczące korzystania z funkcji aplikacji,
- dane zawarte w zgłoszeniach supportowych.
4. Dane przetwarzane na zlecenie klienta
W dokumentach, aktach spraw, nagraniach, transkrypcjach, notatkach, kalendarzach, fakturach i innych treściach wprowadzonych do BK przez klienta mogą znajdować się dane osobowe różnych osób, w tym dane szczególnych kategorii, dane dotyczące postępowań, dane objęte tajemnicą zawodową lub inne informacje poufne.
W tym zakresie administratorem danych jest klient korzystający z BK, a my przetwarzamy dane jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
Jeżeli chcesz skorzystać z praw dotyczących danych znajdujących się w aktach sprawy prowadzonej przez kancelarię, skontaktuj się przede wszystkim z tą kancelarią.
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
- dostawcom infrastruktury IT,
- dostawcom hostingu i usług chmurowych,
- dostawcom poczty elektronicznej i wiadomości transakcyjnych,
- dostawcom systemów bezpieczeństwa i monitoringu technicznego,
- dostawcom narzędzi supportowych,
- dostawcom usług płatniczych,
- biuru rachunkowemu,
- kancelariom prawnym obsługującym administratora,
- dostawcom usług transkrypcji, rozpoznawania mowy lub AI, jeżeli dana funkcja jest wykorzystywana,
- dostawcom integracji zewnętrznych,
- organom publicznym, sądom lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.
Z podmiotami przetwarzającymi dane na nasze zlecenie zawieramy odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych.
Aktualny wykaz podprocesorów, z których korzystamy:
- Hetzner Online GmbH (Niemcy, Europejski Obszar Gospodarczy) - infrastruktura serwerowa i hostingowa.
- OpenAI (USA) - transkrypcja i funkcje AI; przekazanie poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC).
- ElevenLabs (USA) - transkrypcja i rozpoznawanie mowy; przekazanie poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC).
6. Przekazywanie danych poza EOG
Co do zasady dążymy do tego, aby dane były przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Jeżeli w związku z korzystaniem z określonych dostawców lub funkcji dochodzi do przekazywania danych poza EOG, odbywa się to z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych lub innych wymaganych zabezpieczeń.
Informacje o transferach poza EOG wskazane są w wykazie podprocesorów.
7. Okres przechowywania danych
Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane.
W szczególności:
- dane konta przechowujemy przez czas korzystania z usługi, a następnie przez okres potrzebny do rozliczeń, obsługi roszczeń lub wykonania obowiązków prawnych,
- dane rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
- dane kontaktowe przechowujemy przez czas obsługi sprawy, a następnie przez okres potrzebny do wykazania jej przebiegu lub obrony przed roszczeniami,
- dane techniczne i logi bezpieczeństwa przechowujemy przez okres 12 miesięcy,
- dane marketingowe przechowujemy do czasu wniesienia sprzeciwu, wycofania zgody albo utraty przydatności danych,
- dane przetwarzane na zlecenie klienta przechowujemy zgodnie z umową, konfiguracją konta i poleceniami klienta.
8. Twoje prawa
W zakresie, w jakim jesteśmy administratorem Twoich danych, przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych,
- otrzymania kopii danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie,
- cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
Aby skorzystać z praw, skontaktuj się z nami pod adresem: privacy@bezpiecznakancelaria.pl.
Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach skomplikowanych termin może zostać przedłużony zgodnie z RODO.
9. Prawo wniesienia skargi
Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych, jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.
W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do utworzenia konta, zawarcia umowy, korzystania z BK, otrzymania odpowiedzi na zapytanie, uzyskania wsparcia technicznego lub realizacji obowiązków rozliczeniowych.
Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić korzystanie z usługi lub obsługę sprawy.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
Funkcje AI, transkrypcji, podsumowań i analizy dokumentów mają charakter pomocniczy i wspierają pracę użytkownika. Ostateczne decyzje podejmuje użytkownik lub klient korzystający z BK.
12. Kontakt
W sprawach dotyczących danych osobowych skontaktuj się z nami:
Aurea Enterprises sp. z o.o., ul. Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa. E-mail: privacy@bezpiecznakancelaria.pl.